RPO（採用代行）とは？ 導入するメリット・デメリットを解説

従来は、採用活動を自社ですべて行うのが一般的でした。しかし、時代の流れに伴い、採用活動の手法も変化しています。近年は、外部に採用活動の一部を依頼するRPOを利用する企業も増えています。
そこでこの記事では、RPOの基礎知識や依頼できるサービス内容などを解説します。RPOを導入するメリットや向いている企業も紹介するので、自社で導入する際に役立ててください。

まずは、RPOの基礎を把握しておきましょう。RPOは、1970年代にアメリカで事務代行という形で誕生したサービスです。その後、日本では1990年頃から利用され始めました。日本では事務代行ではなく、採用代行に特化したサービスとして登場しました。

RPOは「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、企業の採用活動をサポートする採用代行サービスです。採用アウトソーシングと呼ばれることもあります。

採用代行を依頼できるサービスは、採用計画や母集団の形成などさまざまです。サービスのなかには、内定後のフォローやキャリアマネジメントまで幅広く対応しているところもあります。企業側は、サービス側に採用活動のすべてまたは一部の依頼が可能です。

企業がRPOを導入すると、採用担当者の負担軽減や採用活動の質の向上などの効果が期待できます。ただし、ほとんどの採用活動を依頼すると自社にノウハウが蓄積されない側面もあるため、何らかの対策も必要です。

RPOと類似したサービスには、採用コンサルティングがあります。採用コンサルティングとは、企業が抱える採用活動に関する課題を解決するために、ノウハウを提供するサービスです。

RPOと採用コンサルティングの大きな違いは、採用活動をどこが主体で進めていくかです。RPOは業務のすべてまたは一部を外部に依頼するため、他社主体で進めていきます。一方の採用コンサルティングは自社主体で採用活動を進め、必要に応じて他社からアドバイスを受ける形になります。

採用コンサルティングのおもなサービス内容は、次のとおりです。

• 採用マーケティング
• 採用プロモーション
• 採用ブランディング
• イベント企画・運営　など

RPOには採用計画や母集団の形成など、採用コンサルティングに関わる業務が含まれているケースも多い傾向にあります。

RPOで依頼できるおもなサービス内容は、次のとおりです。

• 採用計画
• 母集団の形成
• 応募者の対応・管理
• 選考に関する対応
• 内定者のサポート

それでは、各サービス内容を詳しく紹介します。

RPOでは、企業の採用活動の指標となる採用計画に関する業務を提供しています。採用計画は、経営戦略の一つです。優秀な人材を確保し、事業を発展させるためには、適切な採用計画は欠かせません。

RPOに依頼できる採用計画のおもな業務は、次のとおりです。

• 採用活動における課題分析
• 費用対効果の分析
• 採用管理システムの提案
• エージェントコントロール　など

採用計画をプロに任せられるため、自社が採用活動の目標を達成できるプランニングが期待できます。サービスによっては、採用サイトの構築や改善に関する業務にも対応してもらえます。

自社の求める人材を集めるには、応募者の質を高めるための母集団の形成が重要です。単に多くの応募者を集めるだけでは、自社の条件に合う人材が集まるとは限りません。母集団を上手く形成できれば、応募の時点で自社の条件やスキルなどを確認しながら採用活動を進められるため、より採用の質を高めることが可能です。

RPOに依頼できる母集団の形成に関するおもな業務は、次のとおりです。

• 求人媒体への出稿手続き
• 会社説明会の企画から実施
• リファラル採用の促進
• インターンシップの企画から実施
• SNSの運営管理
• エントリーシートの作成
• エントリーへの対応
• スカウトメールの作成から返信対応　など

サービスの多くは採用業務を代行するなかでノウハウを蓄積しているため、自社にとって効率的な手法での母集団の形成が期待できます。

求人を出したあとは、応募者の受付や書類の回収などのさまざまな対応が必要です。人事担当者の業務は多岐にわたるため、応募に関する対応や管理などに手間がかかりすぎるとコア業務に集中できない可能性があります。

RPOには応募対応・管理に関する業務など、次のような依頼も可能です。

• 応募者の受付
• 日程調整
• 書類の回収・確認
• 問い合わせへの対応　など

選考の日程調整や進捗確認などの細かい業務にも対応してもらえるため、採用担当者はコア業務に集中しやすくなります。

優秀な人材を獲得するには、選考による見極めが重要です。優秀な人材の獲得を目指すなら、採用活動のプロであるRPOに依頼するのも選択肢の一つです。事前にサービス側と企業側で選考基準を擦り合わせるため、自社に適した人材が見つかる可能性があります。

RPOに依頼できる選考に関するおもな業務は、次のとおりです。

• 応募者のスクリーニング
• 応募書類の回収と管理
• 書類選考
• 適性試験・筆記試験の実施と管理
• 選考のスケジュール設定
• 面接会場の選定
• 面接の準備・代行・管理
• 合否決定
• 合否連絡　など

選考に関する対応は、応募者が多くなるほど担当者の負担が大きくなります。多くの応募者とのやり取りが必要な面接の日程調整を依頼し、面接自体は自社の面接官が担当することも可能です。

RPOには、合否決定や合否連絡の依頼もできます。ただし、サービス側と企業側で認識に齟齬があると、採用ミスマッチを招くおそれがあるため、依頼するかは慎重に検討しましょう。

企業側は選考の合否を決定し、内定を出したあとも油断禁物です。さまざまな理由により、入社までに内定辞退をする応募者もいるのが現状です。

あさがくナビの「2024年卒内々定率調査2023年4月度」によると、内々定を獲得しているにも関わらず、1.5～12.9％の学生が「入社する気はない」と回答していることがわかっています。

※出典元：「『2024年卒　内々定率調査　2023年4月度』」（株式会社学情）

辞退者が出ると、再度選考が必要になります。内定辞退を防ぐには、入社まで丁寧に応募者のフォローをすることが大切です。RPOでは、次のような内定者のサポートも依頼できます。

• 内定者とのコミュニケーション
• 内定者サイトの運営・管理
• 内定者研修の企画・実施
• 内定辞退者との個別面談　など

採用活動のなかでも内定者の管理は重要な業務になるため、豊富な実績かつノウハウを持ち合わせているサービスに依頼しましょう。

厚生労働省の資料では、非正規労働者を採用する従業員1,000人以上の大手企業101社のうち、27.0％が導入済み、14％が2年以内に導入を検討していることがわかっています。

※出典元：「今後の人材サービスの展望」（厚生労働省）

近年、多くの企業がRPOに注目している背景には、人材獲得競争の激化や採用活動におけるマンパワー不足などが関係しています。

人材獲得競争の激化により、RPOを活用して効率的な採用活動をしたいと考える企業が増えています。その背景には、少子高齢化を起因とする生産年齢人口の減少により、多くの業界で人材不足が深刻化していることが関係しています。

優秀な人材は、より労働環境の良い企業で働きたいと考える傾向が強いのが実情です。優秀な人材を獲得するのが難しくなってきているため、採用競争力を向上させたい企業がRPOに注目しています。

企業がRPOに注目する理由には、採用活動に多くのマンパワーが必要になったことが考えられます。近年、採用チャネルの多様化や就職活動期間の早期化・長期化の影響で、より多くのマンパワーが求められるようになりました。

近年はマンパワーを充足させなければ、新卒からの応募を十分に集められない状況にもなっています。

人材不足を課題に抱えている企業は少なくなく、担当者の増員も難しいのが実情です。採用活動に関わる担当者の負担を軽減するために、RPOの導入を検討する企業が増えています。

なお、就職活動期間の長期化、早期化、通年化については、こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

RPOを導入すると自社の採用活動をサービス側に任せるため、一定のコストが発生します。その代わりに、企業側には担当者の負担軽減や採用活動の質の向上などのさまざまなメリットが期待できます。

RPOを導入すれば採用活動に関する多くの業務を依頼できるため、自社の担当者の負担軽減につながります。採用活動では書類の確認や応募者の対応など、多岐にわたる業務をこなさなければなりません。

業務の負担が増えることで、コア業務に充分な時間を費やせない可能性もあります。サービス側に多くの業務を任せれば担当者の工数を減らせるため、本来行うべきコア業務に時間を費やせます。

RPOにレポーティングや分析を依頼すると、採用活動の見直しに役立ちます。RPOでは、レポーティングや分析のサービスも提供しています。採用活動に関する実績とノウハウを持ち合わせているため、客観的な立場で採用活動の分析が可能です。

採用活動の進捗状況は、レポーティングという形で共有されます。サービス側はレポーティングをもとに現状を分析し、改善点を指摘してくれるため、PDCAサイクルを回しやすくなります。

RPOに採用活動を依頼すると、採用コストの削減が期待できます。採用活動に関わる担当者を増やせば、マンパワー不足を解消できるかもしれません。しかし、自社で新たに従業員を採用して担当者を増やすよりも、RPOに依頼したほうが採用コストを削減できる可能性があります。

また、採用活動には、求人媒体への掲載費用や転職サイトへの成功報酬などのさまざまなコストが必要です。採用までに時間がかかれば求人の掲載期間が長期化し、その分コストがかかります。RPOを導入すると効率的に採用活動が進められるため、短期間で採用に至れば採用コストをおさえられます。

RPOを導入するとさまざまなメリットが期待できる一方で、いくつかのデメリットもあります。デメリットによる悪影響も懸念されるため、導入する前に何らかの対策を検討しておきましょう。

RPOを導入すると、採用活動に関する多くの業務をサービス側に依頼することになります。効率的に採用活動ができても、自社がすべてを担当しているわけではないため、ノウハウを蓄積しにくい側面があります。

自社にノウハウを蓄積するには、サービス側と定期的に情報を共有する機会を設けることが大切です。企業側とサービス側の認識違いが生じる可能性もあるため、積極的にコミュニケーションを取るようにしましょう。

RPOを導入して採用活動の多くを依頼すると、自社が求める人材が集まらず、採用ミスマッチが起きるリスクがあります。採用ミスマッチが起きると内定辞退者や早期離職者が増え、定着率の低下につながります。

RPOは、採用活動のプロです。しかし、サービスを利用して人材を獲得しても、すべての内定者が無事に入社し、長期間自社に定着してくれるとは限りません。RPOのサービス側はあくまでも他社なので、自社が求める条件に合う人材を正しく見極められるとは限りません。ミスマッチの可能性をゼロにはできないのが現状です。

採用ミスマッチのリスクを低減するには、自社が求める人材をサービス側ときちんと共有しておくことが重要です。

採用活動では応募者の個人情報や企業の経営に関する情報など、重要情報に触れる機会が多々あります。情報管理が行き届いていないサービスの場合、情報漏洩のリスクがあるので注意が必要です。

情報漏洩を防ぐには、ISMS認証やプライバシーマークを取得しているサービスを選びましょう。ISMS認証やプライバシーマークは、情報管理が適切な企業のみが取得できます。また、情報セキュリティに関して、従業員にきちんと教育できているかも併せて確認しておくと安心です。

RPOのメリットやデメリットを考慮した上で、導入が向いている企業は次のとおりです。

• マンパワーが不足している企業
• これまでの採用活動で成果が現れていない企業
• 求める人材からの応募が少ない企業　など

担当者不足の状態では、コア業務に時間を費やすのが難しくなります。RPOには、応募者のスクリーニングや採用スケジュール管理などの一部の業務でも依頼可能です。ノンコア業務をRPOに依頼すれば人手不足を解消し、担当者はコア業務に専念できるでしょう。

RPOは、採用活動に関する実績やノウハウを持ち合わせています。これまでの採用活動で十分な成果が得られていない場合は、採用活動のプロに任せることで、課題が解消される可能性があります。

また、応募者が多くても、自社が求める人材からの応募が少ないケースも珍しくありません。RPOは自社の課題を分析し、適切な採用計画を策定してくれるため、求める人材の獲得が期待できます。

RPOを上手く活用するには、いくつかおさえておきたいポイントがあります。ポイントをおさえた上でRPOを導入し、効率的な採用活動を目指しましょう。

RPOを導入する際には、どの業務をどの範囲まで依頼するかを明確にしておきましょう。依頼できる業務範囲は、サービスごとに異なります。サービスによっては、自社が希望するすべての業務に対応していない可能性もあります。

まずは自社が依頼を希望する業務範囲を明確化し、対応できるサービスを探しましょう。自社で担う業務とサービス側に依頼する業務をきちんと線引きし、担当者同士で共有しておくことも大切です。

RPOに業務を依頼したあとは任せきりにせず、定期的に情報共有する機会を設けるようにしましょう。サービス側に採用活動を任せきりにすると、自社が求める条件がきちんと伝わっておらず、採用ミスマッチにつながるおそれがあります。

サービス側に依頼する業務範囲が広い場合でも、定期的に情報共有する機会を設け、認識にズレが生じないよう心がけましょう。また、自社が求める人材の効率的な獲得を目指すなら、ダイレクトリクルーティングが有効です。

ダイレクトリクルーティングとは、自社が求める人材に直接応募を促す採用手法です。気になる人材に積極的にアプローチできるため、優秀な人材の獲得や採用活動の効率化などの効果が期待できます。

採用活動のなかには、企業側が直接関わるべき業務もあります。ノンコア業務とコア業務を振り分けし、ノンコア業務をRPOに依頼すると、担当者はコア業務に集中することが可能です。

採用活動を効率化するにはRPOのほかに、ダイレクトリクルーティングを活用する方法もあります。ダイレクトリクルーティングは自社の条件に合う人材に直接アプローチできるため、効率的に採用活動を行えます。

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