採用活動におけるKPIとは？KGIとの違いや活用するメリット、設定手順を解説

採用活動にKPIを導入する企業が増えています。しかし、KPIという言葉を聞いたことはあっても、「どのようなものか」「導入することでどのようなメリットがあるのか」と詳しく知らない方もいるのではないでしょうか。

本記事では、KPIとは何か、なぜ必要なのかを詳しく説明します。さらに採用活動にKPIを導入するメリットを詳しく解説します。採用KPIの設定手順や、上手く運用するためのポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

採用KPIとは何かを詳しく解説します。また、KPIと混同されやすいKGIとの違いも解説します。

KPIとは、目標を達成するまでの中間的な指標です。「Key Performance Indicator」の略で、日本語では「重要業績評価指標」や「主要業績評価指標」と表現されます。組織や個人の業績や成果などを測定して、特定の目標に対してどれだけ効果的に進捗しているかを示す指標として使われます。

採用活動におけるKPIは、採用プロセスの成功や進捗を数値で評価し、採用の品質や効率を計測するために使われます。代表的な採用KPIとして、次のようなものがあげられます。

• 応募者数
• 書類選考率
• 面接通過率
• 内定承諾率
• 一人採用するために必要なコスト
• 採用した人員の在職期間

採用KPIをまとめた集計表イメージ

KPIと混同しやすい言葉に「KGI」があります。KGIは「Key Goal Indicator」の略で、日本語では「重要目標達成指標」という意味です。中間目標を示すKPIに対して、KGIは最終目標を指します。

KPIとKGIは、KGIの達成に向けた指標がKPIという関係です。適切なKPIを設定することによって、進捗状況を具体的に把握できます。最終目標への進み具合も見えるため、関係者のやる気も高まります。また、課題が生じた際も、早期に発見して対処可能です。

採用活動では、KGIに採用人数を設定するのが一般的です。KGIで設定した採用人数を達成するために、応募数や書類選考率などのKPIを設定します。KGIとKPIを設定することで、効率的な採用活動を実現できます。

採用KPIを設定することで、最終目標に達するまでの各プロセスを明確にできます。各プロセスごとに達成すべき目標や期限を具体的な数値で共有できるからです。

採用KPIを設定しない場合、最終目標までのプロセスが不明確になり、施策の妥当性を評価するのが難しくなります。

また、採用KPIを設定すると、応募から入社までの各プロセスにおける目標の達成状況も明確にできます。たとえば、応募者数を30名以上と設定し、あらかじめ決めていた期間内で実際に10名しか応募がなかった場合、早い段階で策を講じられます。

目標に対しての現在の状況を把握できるため、施策が正しいかを早期に判断でき、KGIを達成しやすくなるでしょう。

一般的に採用活動は、さまざまな部署の担当者が関わります。また、社内だけではなく、外部企業と協力して進めるケースもあるでしょう。多くの担当者や会社が関わるなかで採用活動を効率的に進めるためには、それぞれの役割や責任範囲を明確にしなければなりません。

採用KPIを設定することで、目標や基準を数値として共有できるため、自身がどのように動くべきかを理解しやすくなります。各プロセスごとの役割や責任範囲を明確にでき、採用活動を効率的に進められるでしょう。

また、採用KPIの設定は、コストやリソースの節約にもつながります。各段階の担当者がKPIに向けて行動することで、無駄な作業を省くことができるからです。

たとえば、応募者が十分に集まっているのに、新たな広告を打ち出す必要はありません。効率的な採用活動を実現し、コストやリソースを有効に活用できます。

前述したとおり、採用戦略におけるKPIを設定する際、KGIから逆算した全体の採用指標が可視化されるようになるため、採用活動のプロセスがより明確になります。これらのKPIを設定した上でデータを収集・分析することで、採用活動全体を客観的に把握できるため、採用活動におけるプロセスの課題やボトルネックを特定しやすくなります。

実際にモニタリングする際は、各KPIが順調に達成されているかをチェックし、必要に応じてKPIに影響を及ぼす採用活動のプロセスの現状を見直すようにしましょう。たとえば、書類選考通過率が低い場合や内定辞退率が高い場合は、書類審査の基準や内定者フォローにおけるアクションを見直すことで、問題となる原因を特定し、改善策を具体的に考えることができるようになるはずです。

このように効果検証を継続的に行うことで、一つひとつのKPIを着実に達成し、最終的な目標であるKGIに到達することができるのです。

まず、採用の最終目標となるKGIを設定する必要があります。最終目標が定まっていないと、中間目標のKPIを設定することが難しいからです。KGIを起点にして、KPIを決めていきます。

採用KGIは、最終的に採用したい人数を設定するのが一般的です。たとえば「〇カ月後までに事務職を〇人採用する」「半年以内に新規プロジェクトの即戦力となる人材を〇人採用する」などが考えられます。同時に退職を予定している人員数も把握しておくと、必要な採用人数を正確に見積もることができます。

また、採用KGIを設定する際には、人数だけではなく人材の質も考慮しましょう。採用活動を成功させるためには、業務遂行に必要なスキルや特性を持った人材を採用する必要があります。

採用KGIを設定する際は、職種ごとのジョブディスクリプション(JD)を定め、求めるスキルや経験、性格なども明確にしておくとよいでしょう。

ジョブディスクリプションについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。

採用KGIを設定したら、採用フロー(採用活動を進める際のプロセスの流れ)を作成します。

採用フローは、採用手法によって異なります。採用手法には、求人媒体やダイレクトリクルーティング、リファラル採用などがあります。それぞれ特徴が異なるため、KGIを達成するためにはどの採用手法が適しているのかを見極めましょう。

複数の採用手法を併用する場合は、手法ごとに採用フローを作成する必要があります。採用手法によって、応募してきた人材の志望度やマッチングの度合いが異なるからです。採用手法ごとに、募集から内定までの各プロセスを可視化しましょう。

採用フローを作成したら、歩留まり率を設定します。歩留まり率とは、次のプロセスに進んだ人数の割合です。採用活動では「書類選考通過率」「面接通過率」「内定承諾率」などの歩留まり率を設定しましょう。

歩留まり率は「通過数÷対象数×100」の計算式で求められます。たとえば、応募者100人のうち、80人が書類選考を通過して、40人が面接を通過して、8人に内定を出した場合の歩留まり率は次のとおりです。

• 書類選考通過率=80÷100×100=80%
• 面接通過率=40÷80×100=50%
• 内定承諾率=8÷40×100=20%

歩留まり率は、KPIを設定する上で重要な数値となります。歩留まり率を確認することで、採用活動の効率をプロセスごとに数値化できるからです。設定した歩留まり率よりも低い結果となったプロセスは、改善の余地があると考えられます。

採用KGIと歩留まり率が定まったら、採用KPIを設定します。採用KPIは、採用手法ごとに設定する必要があります。KGIの数値から逆算して採用手法ごとにKPIを決めて、歩留まり率を当てはめていきましょう。

たとえば、KGIを「全体の内定承諾数100人」と設定して、求人広告から10%を募集するとします。この場合の採用KPIは「求人広告から応募した内定承諾人数10人」です。

次に採用KPIに歩留まり率を当てはめます。内定承諾人数が10人で、内定承諾率が20%の場合は、「内定者数50人」が必要です。

このように採用KPIと歩留まり率を組み合わせることで、必要な採用プロセスの段階ごとの目標数を具体的に設定できます。

採用KPIは採用KGIと歩留まり率を使用して設定するため、ここまでの手順をしっかり行っておくことが重要です。採用手法ごとに採用KGIから逆算して、それぞれの採用KPIを設定していきましょう。

また、企業によっては、歩留まり率向上を意識したKPIを導入するほうが良いケースがあります。

たとえばブランド企業の場合、すでに集客は成功していても、応募から選考までの段階で有効応募が不足しているかもしれません。その際は、ブランディングや認知の向上、PRの強化などを通じて有効応募率を高める施策が効果的でしょう。

一方、ベンチャー企業では、集客が安定していないことがあります。そのため、集客施策を変更せずに、辞退率の改善に注力し、より成果を上げられる場合があります。

ここからは、採用KPIを上手く運用していくためのポイントを解説します。採用活動の精度を高めるためには、設定した採用KPIを上手く運用していくことが重要です。

採用KPIは、常に最新の値を把握できるようにしておきましょう。

採用活動を取り巻く環境は常に変化しているため、リアルタイムで状況を把握することが求められます。

また、リアルタイムで管理することで、現状の課題も素早く発見できます。採用KPIを上手く運用するためには、常に数値を管理する体制が必要です。

採用活動を進めるなかで、設定したKPIと実際の結果が乖離することがあります。このような傾向が見られる場合、すぐに対処します。

たとえば、面接通過数を設定したKPIに対して、実際の数値が届かない場合は、面接の選考基準を厳しくし過ぎていないか、選考基準の内容は適切かなどを見直します。

また、内定承諾率に設定したKPIを満たせない場合は、自社の魅力を十分に伝えられているか、内定を出したあとのフォローが適切かどうかを再確認する必要が考えられます。

日々変化していく採用活動を最適化するためには、PDCAサイクルを迅速に実施するスピード感が欠かせません。

採用活動を行っていくなかで、応募数が少ない、内定辞退率が高いなどの課題が生じた際には、すぐに対処することが重要です。

週ごとや日ごとに目標人数を設定することで、目標とのずれを素早く検知し、柔軟に対策を講じることができます。対策を講じたあとは、問題点を解消できているか、採用活動の効果はアップしているかなどを確認します。

スピード感を持ちPDCAサイクルを繰り返すことで、課題の発見や対処を迅速に行えます。採用活動を続けながらKPIを測定して、都度改善を行いながら、採用活動の効率化を進めていきましょう。

また、採用活動におけるPDCAサイクルは毎年回し続けるのが望ましいです。1年だけで終わらせるのではなく、毎年回し続けることで、自社の採用能力を継続的に高められます。

採用KPIを上手く管理するために、採用管理システムの活用も検討しましょう。採用管理システムのなかには、KPIを設定できるものもあるからです。採用管理システムを活用することで、採用活動の改善や工数削減などの効果を期待できます。採用管理システムを活用して、採用活動の効率化を目指しましょう。

多くの会社から、さまざまな採用管理システムが提供されています。利用できる機能や、サポート体制などが異なるため、自社に最適な採用管理システムを選ぶ必要があります。

学情でも、企業の採用担当者向けの採用管理システム「Ｒｅ就活キャンパス（旧あさがくナビ）コミュニケーター」を提供しています。「Ｒｅ就活キャンパス（旧あさがくナビ）コミュニケーター」は、LINEを活用したコミュニケーションツールです。多くの学生が日常的に使用しているLINEを活用することで、高い開封率と返信率を実現しています。書類選考や面接の歩留まり率の改善にも役立つツールです。

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KPIとは目標達成までの中間的な目標を示した数値です。採用活動におけるKPIとして、応募数や書類選考率、一人採用するために必要なコストなどがあげられます。最終目標であるKGIから逆算して採用KPIを設定し、歩留まり率を当てはめていきます。

採用KPIを導入することによって、最終目標までのプロセスを明確にして、採用活動を効率的に進められます。また、採用活動を行っていくなかで課題が見つけやすくなるのも、KPIを導入するメリットです。

KPIは設定するだけではなく、上手く運用する必要があります。常に数値を管理した上でPDCAを回すことで、採用活動の精度を高められます。適切な採用KPIを設定した上でスピード感を持って運用し、採用活動の効率化を実現しましょう。