HR用語の基礎知識
ジョブディスクリプションを徹底解説
書き方や記載項目を紹介
近年、国内企業でも注目を集めているのが「ジョブディスクリプション」です。
ジョブディスクリプションとはどのような意味なのか、また導入することでどのようなメリットやデメリットがあるのか詳しく解説します。
実際の作成手順についても紹介するので、ジョブディスクリプションについて知りたい方はぜひ参考にしてください。
ジョブディスクリプションとは？
ジョブディスクリプションとは、特定の職種や役割における業務内容を詳細に記載した書類のことです。日本語では「職務記述書」を意味します。
業務内容や遂行する目的、責任や権限を持つ範囲、業務の難易度や頻度、あるいは業務遂行に必要なスキルなどを各項目ごとに書き記して社内で作成します。
たとえば、マネージャーであればチームやプロジェクトの管理や評価、業務遂行までのプロセス改善などがおもな業務内容です。チームを管理するため、メンバーだけでなく上司や外部の関係者とも密に接触し、コミュニケーションをとる機会も多くあります。
マネージャーの仕事を果たすにはリーダーシップだけに留まらず、コミュニケーションの技術や問題改善能力、洞察力などさまざまなスキルが求められるでしょう。
このように、特定のポジションに関するあらゆる情報を具体的にまとめた書類がジョブディスクリプションです。ジョブディスクリプションは求人募集や採用した社員の教育、評価などさまざまな場面で活用されます。
ジョブディスクリプションを導入する企業が増えている背景
ジョブディスクリプションはおもに海外、特に欧米で導入されています。近年は日本国内においても導入する企業も増えてきました。その理由の一つとして、国内でもダイバーシティ（多様性）経営が求められ、外国人雇用の機会が増えていることがあげられます。
海外、特に欧米では日本と異なり、特定の職種やポジションに限定して求人を募集・採用する「ジョブ型雇用」が基本です。
欧米の企業ではジョブディスクリプションを用意し求人の際に提示することで、特定の業務を行う人材を素早く、効率的に確保しています。また、ジョブディスクリプションと「職務等級制度」という職務評価に基づいて等級や給与が決定するのも特徴です。
このため、外国人雇用の機会が多い企業や外資系企業など、海外との接点が多い国内企業ではジョブディスクリプションを導入し、雇用や評価をスムーズに行おうとする動きがあります。
また、従来の日本企業に多く見られる、人材を募った後で配置を決定し総合職としてさまざまな業務を経験する「メンバーシップ型雇用」では、IT業界など特定の技能に特化した人材の雇用が難しいという問題がありました。
そこで、ジョブディスクリプションを利用したジョブ型雇用に切り替える企業も増えています。
ジョブディスクリプションを導入するメリット
ジョブディスクリプションを導入すると、企業には次のメリットがあります。
人事評価の見える化
ジョブディスクリプションを導入していない企業では、社員の立場から見ると仕事を頑張ったのに報われなかったり、人事の評価に納得がいかなかったり、あるいはそもそも明確な評価基準が定まっていなかったりするケースも見られます。その結果、社員が不満を抱えてしまい、最悪の場合離職に発展することも考えられるでしょう。
しかし、ジョブディスクリプションには業務内容や評価基準があらかじめ記載してあるため、誰にとっても客観的で明確な評価が可能です。
「どこまでが業務内容なのか」「なにをすれば目標を達成したと判断されるのか」といったルールが周知されていれば、仮に評価されなかったとしても社員側は理由が分かるため納得しやすくなります。
評価する人事側としても、基準が定まっているので客観的かつ透明性のある評価が可能になるでしょう。
業務状況の明確化
業務内容が定まっていないと、本来は業務外のことをやらざるを得なかったり、無駄な業務をしてしまったりすることもあるでしょう。
無駄な作業にリソースを割いてしまい残業せざるを得なかったり、ほかの社員のしわよせがきたりして不満の原因になるリスクもあります。
しかし、ジョブディスクリプションがあれば自分はもちろん、ほかの社員の業務内容や責任・権限の及ぶ範囲も明確に定められるので、業務が効率良く進みます。
社員のモチベーションアップ
また特定のポジションに就きたい場合、そのポジションのジョブディスクリプションを参考にすることで自分に必要なスキルや資格が把握できるため、本人の目標や目的意識を自然と持てるようになります。
求める人材イメージの明確化
ジョブディスクリプションには業務内容や必要な資質、スキルなどがすべて掲載されているので、自社が求める人材像を明確に採用担当者内で共有できます。
また、応募する側もジョブディスクリプションで具体的な業務内容やスキルを確認できるため、採用後のミスマッチを感じにくくなるでしょう。ミスマッチや離職が減って定着率が向上すれば、社員の長期的な育成やノウハウ蓄積も可能になります。
ジョブディスクリプションを導入するデメリット
ジョブディスクリプションは業務の遂行や採用、評価などに役立ちますが、一部デメリットもあります。詳しく見ていきましょう。
人事異動が難しくなる場合がある
ジョブディスクリプションを使用して人材を採用した場合、その後人事異動をさせるのが難しくなる可能性があります。
ジョブディスクリプションは基本的に特定の職種や役割に絞って作成する書類なので、採用された人材も対応する職種に特化したスキルを持っているはずです。
しかし、人事異動をしてスキルを活かせなくなった場合、あえてその人材を雇用するメリットが薄れてしまいます。
また、所属部署が廃止になったときに、特定の業務を極めた人材に任せられる職務がなくなってしまうケースも想定されます。
仕事内容に柔軟性がない
ジョブディスクリプションを導入することで、社員が「記載されている仕事以外はしなくてよい」と判断するケースが考えられます。放置され宙に浮く仕事が出てくる可能性も否めません。
そのため「ジョブディスクリプション作成時には記載漏れがないよう、詳細に業務を記載しておく」「作成したジョブディスクリプションは定期的に見直す」といった対策が必要となります。
幅広い知識と経験を持つ人材が育ちにくい
また、ジョブディスクリプション内で業務内容が明確に決められているため、それ以外を経験する機会は失われてしまいます。
もともと日本ではまず人材を採用し、終身雇用を前提に総合職としてさまざまな業務を経験させるのが主流でした。ジョブ型雇用やジョブディスクリプションはこのような日本の労働形態にマッチしにくい側面もあります。
もし、将来的にゼネラリストの育成を視野に入れているのであれば、メンバーシップ雇用も並行する、ジョブディスクリプションの業務内容に柔軟性を持たせるなど、ゼネラリストの育成に対応できるように工夫するのもおすすめです。
ジョブディスクリプションの書き方
ジョブディスクリプションの概要やメリット、デメリットについて把握したら、実際に作成してみましょう。ジョブディスクリプションを作成する手順を解説します。
1．対象職務に携わる社員にヒアリングする
まずは実際の業務内容を正しく現実的に反映したジョブディスクリプションを作成するため、関係者からのヒアリングを実施しましょう。業務内容や目標、必要なスキル、資格、あるいは業務をこなす上での問題点など詳しく聞きます。
このとき重要なのは、立場や権限に関係なく複数の関係者に確認することです。さまざまな方面からの意見を聞くことで、客観的で具体性と現実味のある業務内容が浮かび上がってきます。
また、ヒアリングは片手間に終わらせるのではなく、時間をとって行うことが大切です。アンケートのような一律の手段だけを使用すると、効率の良い情報の取得・整理には役立ちますが、内容を深掘りしにくくなります。実際に関係者と向き合い、ときに質問をはさみながら詳しく話を聞くとよいでしょう。
2．ヒアリング内容を精査し職務範囲を決める
ヒアリングを行って詳細な情報を集めたら、次に内容を精査します。
ヒアリングの際に複数の関係者から話を聞いておくと、業務内容や必須のスキルなど共通の要素が見えてくるでしょう。逆に複数の視点が入ることで、それぞれの話が矛盾していないか、個人的な意見が反映されていないかを確認します。
作成する際は、将来に備えて職務や責任の範囲にある程度柔軟性を持たせるとよいでしょう。詳細に決めることは重要ですが、あまりにも詳しく設定しすぎると業務が増えたり変化した場合に対応しにくくなり、社員が不満を持つ原因になります。
職務や責任の範囲を決定したあと、ジョブディスクリプションを作成する前にいったんヒアリングした関係者へ問題がないかフィードバックを求めるのもおすすめです。
3．ジョブディスクリプションを文書化する
また、記載する際は誰が読んでも分かりやすい客観的な表現を心がけます。求人の際に提示する可能性を考えると、社内でしか通用しない用語や専門用語の使用は控えた方がよいでしょう。
さらに、ジョブディスクリプションは個人の業務内容ではなく、特定の職種や役割における業務内容を記載するものなので、あまり個人にかたよった表現も避けるべきです。文書内に個人を特定できるような要素がないか確認しましょう。
記載項目の例
ジョブディスクリプションで明確に記載しなければならない項目や、フォーマットは特に決まっていません。一般的なジョブディスクリプションに記載される項目を次に列挙するので、必要に応じて追加・変更を加えながら記入してください。
- 職務等級、職種、配属部署名
- 具体的な職務内容
- 職務の目的
- 人事評価基準
- 職務内容の比重
- 指揮命令系統、直属の上司または部下の数
- 責任や権限の範囲
- 必要とされる知識、スキル、資格、学歴
- 雇用形態、勤務地
- 勤務時間
- 時間外手当支給の有無、待遇、福利厚生
業務内容は、優先順位の高い項目やメインとなる仕事内容から記入していきます。全体でA4用紙1枚を目安にまとめましょう。必要に応じて表や箇条書きなどを用いると、視覚的にも分かりやすくなります。
また、将来に備えてジョブディスクリプションの内容が変更される可能性があることを但し書きとして入れておくと、作成後も柔軟な対応が可能です。
4．管理責任者や専門家にチェックしてもらう
現場サイドの意見と経営サイドの意見両方が矛盾なく反映されている必要があります。客観的で公平性が担保された内容になっているか、各部署で求められる業務レベルと格差がないかなども併せて確認します。
以上の内容について問題がなければ、ジョブディスクリプションは完成です。
ジョブディスクリプション作成時の注意点
最後に、ジョブディスクリプションの作成時に注意したいポイントについて解説します。
記載漏れがないようにする
記載されていない業務や責務が発生するようでは、ジョブディスクリプションとして業務内容を定義する意味がありません。組織全体の業務内容を細かく把握し、どのような業務であっても必ずそれを行う職種やポジションが存在するようにしましょう。
また、ジョブディスクリプションを用意して業務内容や範囲を決める場合「記載のない業務はやらなくてもよい」と認識されてしまいやすいので、その対策も必要です。自分の担当外の業務に対する無関心は、トラブルの原因になるだけでなく会社の創造性を低下させてしまいます。
作成時には将来的な追加・変更が加わる可能性や、業務だけでなく会社としての目標達成に向けて貢献する必要性について社員へ十分な説明を行いましょう。
定期的に見直しをする
また、業務内容が変化すれば、必要なスキルも異なります。古いディスクリプションを使い続けていると、実際の業務とのズレが生じたり、評価基準が現実的でなく不満が募ったりする原因になり、ディスクリプションを導入する意味がなくなってしまいます。
作成後は定期的に見直す機会を設け、都度社員に対するヒアリングを行い、内容に問題ないか確認しましょう。
ジョブディスクリプションを導入して業務を明確にしよう
ジョブディスクリプションは日本語で「職務記述書」と呼ばれる、業務内容や必要なスキルなどについて詳細に記した書類です。作成しておくと特定の職種・役割に特化した人材を募りやすくなります。
業務内容や評価基準も明確になるので、社員の不満を軽減したり社員同士の対立を防いだりする効果もあるでしょう。
ただし、人事異動させにくくなったり、ゼネラリストの育成が難しくなる側面もあるので、メンバーシップ雇用との並行や社員への十分な説明など、企業によってはフォローアップが必要です。
本記事を参考に、ジョブディスクリプションの導入を検討し、自社内の業務を円滑に進行できる環境作りに役立ててみてください。
