タレントプールとは？活用するメリットや課題と対策、運用方法などを詳しく解説

近年、タレントプールと呼ばれるデータベースが注目を集めています。タレントプールを活用すると、効率的に採用活動を進められます。

自社で導入する前に、タレントプールとは何か、どのように活用するのかを把握しておきたい企業の担当者がいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、タレントプールの基礎知識や採用活動で活用するメリットなどを解説します。

タレントプールはその名のとおり、人材情報を蓄積するデータベースのことです。また、優秀な人材を中長期的に確保するために、採用候補者の情報を蓄積することにも使われることがあります。

たとえば社員が離職し、すぐに欠員を補充する必要がある場合、事前に採用候補者をデータベース化しておけば、自社が求める人材をピックアップし、すぐにアプローチすることができます。

一般的な採用活動の場合、応募者が多ければ選考に時間がかかりますが、タレントプールを活用すれば採用候補者を絞り込みやすく、多くの応募者から選考する必要がなくなります。

タレントプールは、アメリカの大手コンサルティング会社が提唱した概念です。1997年から2000年の人材獲得や育成に関する調査結果をまとめた報告書「The War for Talent(ウォー・フォー・タレント）」で紹介されたのをきっかけに、広まりました。

当時はパソコンの登場により、IT人材の確保が急務だったという背景があります。人手不足を解消に導く有効な手段として、タレントプールが活用されるようになったというわけです。

時代の流れとともに価値観が変化し、在宅勤務や時短勤務など多様な働き方を求める求職者が増えています。

また、働く方法は企業に勤務するだけではありません。フリーランスや業務委託といった自由度の高い働き方もあります。

このように働き方が多様化し、労働力が流動化していることも、人材不足の原因の一つになっています。

時間とコストをかけて人材を獲得しても、早期離職のリスクは少なからずあります。

厚生労働省の「新規学卒就職者の離職状況(令和３年３月卒業者)を公表します」によると、2021年卒で3年以内に離職した人の割合は34.9％だったことが分かっています。

採用活動には、時間とコストがかかります。採用ミスマッチが起きて早期離職につながると、再度時間とコストをかけて人材を獲得しなければなりません。

タレントプールを活用し、プールしている人材に定期的にメルマガを発信したり個別にコンタクトをとったりすることで、自社への理解を深められ、採用ミスマッチの低減を期待できます。

※出典：厚生労働省「新規学卒就職者の離職状況(令和３年３月卒業者)を公表します」

タレントプールを活用すると、将来的な採用候補者をデータベースに蓄積できます。採用が必要なタイミングを迎えたときに、データベースから条件に合う人材をピックアップすれば、すぐに候補者にアプローチすることが可能です。

一般的な採用活動では、求人の募集から採用までに一定の期間が必要です。また、自社の求人に応募があっても、自社が求める人材とマッチするとは限りません。

タレントプールは採用候補者を絞り込んだ上でデータベース化するため、採用までの期間を短縮できます。

採用活動をする際には自社のホームページだけでなく、転職サイトに求人を掲載するケースもあります。転職サイトは、企業が広告料を支払って求人を掲載してもらう仕組みです。

求人を掲載しても、すぐに求職者から応募があるとは限らず、採用までに時間がかかる場合もあります。広告料は掲載期間が長くなるほど高くなるケースもあり、状況によっては採用コストが高額になることも想定されます。

一方でタレントプールを活用すれば、自社で採用候補者の情報を管理しているため、転職サイトでの求人掲載が不要です。広告料がかからない分、採用コストの削減を期待できるでしょう。

タレントプールを上手く活用するには、採用候補者に積極的にアプローチしていくことが重要です。しかし、採用候補者が求職中とは限らないため、アプローチのタイミングが難しい点が課題の一つです。

たとえ優秀な人材でも、求職中でなければ自社での採用につながらない可能性があります。また、採用候補者が求職中でも、タイミングが合わなければ他社に流れてしまうおそれもあります。

採用候補者を自社で獲得するためのポイントは、積極的にコンタクトを取ることです。しかし、採用候補者の転職意思が低く、条件が合わなければ、良い反応は期待できません。

そのためコンタクトを取る際は、採用候補者の状況を確認しましょう。状況に応じて適切なアプローチを仕掛けることで、採用につながる可能性があります。

タレントプールのデータはすぐには蓄積されないため、実質的に運用できるようになるまでには時間がかかるのが現状です。

また、採用候補者が少ないうちは条件にマッチした人材をピックアップしやすい一方で、データが蓄積されるほど似通った条件の採用候補者が増え、管理が難しくなる側面もあります。

蓄積されたデータベースは、定期的に整理すると管理しやすくなります。たとえば、採用候補者に優先順位をつけたり、グループ設定をしたりするなどです。

定期的に整理しておけば、必要なタイミングで条件にマッチする採用候補者をピックアップできます。

タレントプールの活用手順は、次のとおりです。

1. 自社が求める人材を明確化する
2. データベースを構築する
3. 採用候補者にアプローチを仕掛ける

各手順を詳しく解説します。

タレントプールを活用するにあたって、まずは自社が求める人材を明確にすることからスタートしましょう。入社後に働いてもらうポジションと業務内容をしっかり考えることで、具体的な人材をイメージしやすくなります。

特定のポジションを想定する場合、どのような能力や資質が必要なのかを定義します。企業理念や経営方針を参考に、自社にはどのような人材がマッチするかを検討し、ポジションに当てはめていく方法もあります。

次に、自社が求める人材の情報をデータベース化していきましょう。たとえば過去に入社には至らなかったものの、優秀な人材がいた場合、基本属性や職歴などの情報をまとめます。データベース上で採用候補者を管理できれば、アプローチすべき人材を絞り込みやすくなります。

データ量が増えて管理が難しくなってきたら、専用の採用管理システムを導入するのも手段の一つです。採用管理システムについては、後述の「タレントプールの活用に関するよくある質問」で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

最後に、データベースからピックアップした採用候補者に向けて、アプローチを仕掛けましょう。採用候補者からのアクションがなくても、タイミングを見極めて再度アプローチを試みることが大切です。

また、何らかのアクションがあった採用候補者は、コンタクトが途絶えると関心が弱まるため、定期的にアプローチを続けましょう。採用候補者にアプローチする方法として、SNSを活用するのも選択肢の一つです。

なお、SNSを活用したアプローチについては、後述の「タレントプールの活用に関するよくある質問」で紹介しているので、参考にしてください。

タレントプールは構築するだけで終わりではなく、運用次第で成果が大きく変わります。ここでは、プールした人材との関係を長期的に維持し、必要な時にスムーズに採用につなげるためのポイントを4つ解説します。

タレントプールに登録した候補者との関係性を維持するには、定期的に企業から情報を発信することが効果的です。たとえば「新製品や新サービスのリリース情報」「社内イベントの開催報告」「業界ニュース」など、候補者にとって有益な情報をメールマガジンやSNS、チャットツール等で送り続けましょう。

候補者に「忘れられない企業」として認識してもらうことで、転職・就職意欲が高まった時にスムーズにアクションを促すことができます。

タレントプールに蓄積した候補者情報は、時間の経過とともに転職状況や希望条件が変化している可能性があります。定期的にデータベースを見直し、職歴や連絡先、保有スキルなどを更新しましょう。

最新情報が反映されていないデータベースでは、いざ採用ニーズが出た時に誤ったアプローチをするリスクが高まります。専用の採用管理システムやタレントマネジメントツールを活用し、更新作業をルーチン化することが重要です。

求人や新プロジェクトの立ち上げなど、採用ニーズが発生したら、タレントプール内の該当候補者に迅速に声をかけましょう。早い段階でコンタクトを取ることで、他社より先に選考を進められる可能性が高まります。

また、一斉メールのような画一的アプローチではなく、候補者それぞれの経歴や興味に合わせてメッセージを個別カスタマイズすると返信率が大きく向上します。

タレントプール運用の成果を高めるには、定期的にKPIを設定・測定し、戦略をアップデートすることが欠かせません。

例として「プール登録後の応募率」「タレントプール経由の採用数」「アプローチメールの開封率・返信率」などを追いかけ、数値に基づいて施策を見直します。効果を検証しながらPDCAを回すことで、タレントプールの質と活用度合いを継続的に高めることができます。

タレントプールの導入事例を知ることで、自社の運用に活かせる具体的なノウハウを得られます。ここでは、実際にタレントプールを活用して採用活動を効率化した企業の事例を紹介します。

NECネッツエスアイ株式会社様では、退職者（アルムナイ）を対象とした独自のタレントプールを構築しています。元社員に向けて企業の取り組みや採用情報を定期的に発信し、関係性を維持。

業務理解が深く即戦力として期待できる人材を、再入社という形で迎えやすくなり、採用にかかる時間やコストの削減につながっています。

※参考：株式会社リクルート「Alumy導入事例（NECネッツエスアイ株式会社）」

株式会社ウィルグループ様では、採用管理システムのタレントプール機能を活用し、選考途中で辞退や離脱となった候補者の情報を蓄積・管理しています。

一定期間を置いて再度スカウトを行うことで、過去の接点を活かしたアプローチが可能となり、タイミングが合えば採用につながるケースもあります。新たな母集団形成に頼らず、過去の候補者との再接点を通じて、良い人材との出会いの機会を無駄にしない取り組みを進めています。

※参考：株式会社ビズリーチ「HRMOS導入事例（株式会社ウィルグループ）」

Edv Future株式会社様では、フリーランスや副業人材とのつながりを活かし、専門性の高い人材をタレントプールとして活用しています。

利用している採用プラットフォームでは、過去に出した求人に「気になる」などのリアクションをした人材が蓄積され、自然と求人ごとにタレントプールが形成されていきます。必要なタイミングでそのプールからアプローチできる仕組みにより、継続的な関係性を築きながら、柔軟かつ効率的な人材確保を実現しています。

※参考：株式会社GIG「Workship導入事例（Edv Future株式会社）」

タレントプールは、データ量が増えるほど管理が難しくなる傾向にあります。

採用管理システムを導入すれば、データ量が増えても管理しやすくなります。採用管理システムとは、採用活動の管理に特化したシステムです。

管理のしやすさを重視してシステム構築されているため、採用候補者にアプローチするタイミングを見極めやすい点が魅力の一つです。

株式会社学情の「Ｒｅ就活キャンパス（旧あさがくナビ）コミュニケーター」は、タレントプールとしても活用できます。近年の求職者が慣れ親しんでいるLINEを使用するため、高い開封率や返信率を期待できます。

また、求職者の基本属性や能力、志向性などを指定し、就職説明会やセミナーの案内を配信することも可能です。Ｒｅ就活キャンパス（旧あさがくナビ）コミュニケーターの資料ダウンロードについては、こちらからお問い合わせください。

Ｒｅ就活キャンパス（旧あさがくナビ）コミュニケーター

採用候補者には、自社の求人に興味を持ってもらうことが重要です。アプローチする際は、次のような情報を積極的に開示しましょう。

• 自社が開催するイベント情報
• 事業に関する案内
• 交流会の情報　など

これらの情報を発信すると、自社の社風や雰囲気を伝えられます。静止画だけでなく、動画などの多種多様なコンテンツを発信することで、企業への理解が深められ、採用ミスマッチの低減にもつながります。

SNSやアプリに慣れ親しんだ学生や20代の採用には、JobTubeシリーズの活用がおすすめです。JobTubeでは学情レポーターが企業にインタビュー。働く人や社内の雰囲気が分かり、企業の魅力が求職者に伝わります。ぜひ自社での活用をご検討ください。

近年はさまざまな事情により、人材を獲得しにくい傾向にあります。従来の手法では、思うように応募者が集まりにくいため、企業には効率的に人材を確保する工夫が求められています。

タレントプールは自社の条件に合う採用候補者をデータベース化するため、必要なときにすぐにアプローチすることが可能です。タレントプールを活用して優秀な人材を獲得し、人手不足を解消しましょう。