【例文付き】スカウトメールとは？活用するメリットから開封率・返信率を上げるポイントまで解説

時代の流れにともない、採用手法も多様化しています。近年は、スカウトメールを活用した採用に注目が集まっています。自社でもスカウトメールの活用を検討しているものの、どのような採用手法なのかよくわからないので詳しく知りたいという担当者もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、スカウトメールとはどのような採用手法なのか、活用するメリットは何かなどを解説します。

また、スカウトメールは送信しても必ず開封・返信されるとは限りません。開封率や返信率を上げるポイントや例文も併せて解説するので、今後スカウトメールの導入を検討している方は役立ててください。

近年の採用市場では人材獲得競争が激しくなっており、求職者からの応募を待っているだけだと、優秀な人材を獲得できない可能性があります。企業側からのアプローチが必要です。

そこで効果的なのが、スカウトメールです。人事採用を成功させるためにも、効果的なスカウトメールの手法を学びましょう。

スカウトメールとは、企業がメールで求職者に応募を促す採用手法です。この方法は企業から求職者に直接アプローチするため、ダイレクトリクルーティングの中でもポピュラーな手法の一つです。

具体的には事前に自社が求める人材を絞り込み、応募を促すメールを送信します。スカウトメールは、求人媒体のスカウトメール機能を利用するのが一般的です。求人媒体のサービスだけでなく、求職者本人のSNSやメールアドレスに直接メールを送信するケースもあります。

総務省の「令和4年版情報通信白書」によると、日本の生産年齢人口は1995年をピークに減少していることがわかっています。

生産年齢人口の減少を受け、人材不足を課題に抱える企業も少なくありません。そのため、採用市場は求職者が優位な「売り手市場」の様相が強まっているのが現状です。近年は人材不足を解消するために、採用活動に力を入れる企業が増えています。

新たな人材を求める企業が多いため、従来の採用活動では自社の求人が埋もれてしまったり、自社が求める優秀な人材を逃してしまったりする恐れもあります。応募を待っているだけでは、人材が集まりにくい状況です。そこで優秀な人材に直接アプローチする採用手法として、スカウトメールに注目が集まっているというわけです。

※総務省「令和4年版情報通信白書」（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r04/html/nd121110.html）

時代の流れとともに、就職活動の方法も変わりつつあるようです。

Ｒｅ就活の「就職・転職活動に関するアンケート 調査レポート(2020年11月発表)」によると、「求人に応募しようと思ったとき」という質問に対して「スカウトメールや応募歓迎など、アプローチを受けたとき」と回答した人は職歴あり（ヤングキャリア）で17.4％、職歴あり（第二新卒）で18.9％、職歴なしでは19.5％を占めていました。

Q.求人に応募しようと思うとき（3つまで選択）

このことからも、企業選びにおいてスカウトメールを重要視している求職者が一定数いることがわかります。少なくとも応募にハードルを感じている企業からスカウトメールが届いた場合、求職者の応募意欲が湧き、面談などのアクションを取ってもらいやすくなるでしょう。

スカウトメールは、活用次第では企業に大きなメリットをもたらします。たとえば採用活動でスカウトメールを活用することで、これまで抱えていた課題が解決する可能性があるのです。具体的な問題解決について下記の項目で解説します。

一定の応募者がいても、すべての方が自社の求める人材とマッチするとは限りません。選考を進めた結果、マッチする人材がほとんど残らないケースも考えられます。

一方で、スカウトメールを活用すると、自社が求める人材からの応募が期待できます。狙ったターゲットに直接アプローチできるため、効率的に採用活動を進めることが可能です。

応募者を増やすには、まず求職者に自社を知ってもらうことが必要です。認知されていなければ、そもそも応募も検討されません。

スカウトメールは、求職者に自社を知ってもらうきっかけになる有効な手段の一つです。

たとえ応募には至らなくても、自社を知ってもらうきっかけにもなります。

スカウトメールでは、転職サイトの求人が掲載されているページや自社の採用ページに誘導できるため、求職者に自社の詳細情報を知らせることが可能です。

求職者にとっても、求人情報や会社の情報を把握できるため、ミスマッチによるリスクの軽減が期待できます。

ミスマッチを防ぐには企業の基本情報だけでなく、求職者が実際に働いている姿をイメージできるよう、労働環境に関する情報を提供する必要もあります。

学情が20代の転職希望者を対象にした「【2022年8月発表】就職・転職活動に関するアンケート」によると、「求人情報を見る際、より詳しく知ることができたら嬉しいと思う情報は何ですか？（回答数：576件）」という質問に対して「具体的な仕事内容」と答えた方が最も多く、次いで「会社や部署の雰囲気、部署メンバーの人柄」「1日の業務スケジュール例」という結果でした。

Q.求人情報を見る際、より詳しく知ることができたら嬉しいと思う情報は何ですか？（回答数：576件）

このデータからも「入社後に働く姿をより具体的にイメージしたい」と考える求職者が多いことがわかります。採用ミスマッチを防ぐためにも、求人情報には自社で働くイメージが具体的に湧く内容を盛り込むことが必要です。

スカウトメールは特定のターゲットを狙ってアプローチできるため、自社が求める人材からの応募が期待できます。しかし、スカウトメールを送信しても、必ず開封してもらえるとは限りません。

応募者を集めるには、まずはスカウトメールを開封してもらえるような仕組みを作ることが大切です。

スカウトメールを有効活用するには、誰に送信するかが重要になります。より広い範囲の求職者に送信すれば、自社の認知度を高められる可能性はあります。しかし、それでは特定の人材へのアプローチは難しいでしょう。

自社が求める人材からの応募を目指すなら、ターゲットを明確にすることが重要です。まず自社が求める人物像を設定し、年齢や経験などから求職者を絞り込みます。

20代へのアプローチを狙うなら、Ｒｅ就活のスカウトメールがおすすめです。

Ｒｅ就活は20代専門の就職サイトで、未経験の職種や業種への転職を目指す若い世代が多く登録しています。スカウトメールでは基本属性や経験、志向性などで登録者を絞り込み、特定のターゲットへのアプローチが可能。配信対象を設定すれば、求める人材とマッチした求職者に自動配信できます。Ｒｅ就活の詳しいサービス内容はこちらで紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

スカウトメールを活用している企業も多いため、メールが埋もれてしまう可能性があります。求職者にスカウトメールの内容を見てもらうには、まずは開封してもらわなければなりません。

開封率を上げるには、件名がポイントになります。メールは開封しなくても件名が表示されるのが一般的です。求職者にスカウトメールを読んでもらうには、件名に開封したくなる内容を含めることが大切です。

たとえば、「○○職募集のお知らせ」「○○経験者を大量採用中」といった当たり障りのない件名では、求職者に興味をもってもらうのは難しいでしょう。件名に「○○職経験者なら年収○○円も可能」「残業はほぼなし！未経験者もOK」など、求職者にとってメリットがある内容が含まれていれば、開封してもらえる可能性が高まります。

求職者にスカウトメールを開封してもらうには、送信するタイミングも重要です。仕事の時間に送信してもすぐに見てもらえず、ほかのメールに埋もれてしまうかもしれません。

開封率を高める効果的なタイミングとしては、求職者がスマホを見ている可能性が高い時間帯に送信するのが良いとされています。

スカウトメールは仕事中の時間を避け、お昼休憩や帰宅後の夕方から夜の時間がおすすめです。特に休日に入る前日の金曜日は、転職について考える時間に余裕ができるため、メールの開封率が高まります。

スカウトメールの最終的な目的は求職者に応募を促し、自社が求める人材を確保することです。開封してもその後のアクションにつながらない可能性もあるため、返信率を上げられるよう努めましょう。

多くのスカウトメールから自社のメールが埋もれないようにするには、求職者の心に響く、一人ひとりに合わせた内容を記載することが大切です。

たとえば求職者の経歴のどこに魅力を感じたのかを文章に含めると、特別なメールであることが伝わり、返信への動機付けになります。

Ｒｅ就活の「就職・転職活動に関するアンケート 調査レポート(2020年11月発表)」によると「スカウトメールに記載されている魅力的なポイント」では「自分にスカウトメールを送ろうと思った理由」が最多となっています。

Q.スカウトメールに記載されている魅力的なポイント（3つまで選択）

また、Ｒｅ就活キャンパス（旧あさがくナビ）の「2023年卒学生の就職意識調査(スカウトメール)2021年11月版」では、スカウトメールに記載されているとうれしいこととして、「自分にスカウトを送ろうと思った理由」と回答した学生が71.8％でもっとも多かったことがわかっています。

スカウトメールでは「なぜ自分にスカウトをくれたのか？」が伝わると求職者は魅力を感じる傾向にあるようです。テンプレートのような文面ではなく、「特別なあなただから送っている」と感じてもらえるように、個々のキャリアや能力に該当する理由や具体例をメールに含めることが大切です。

スカウトメールを送信する際には、求職者に何を伝えれば自社に興味を持ってもらえるかを考えることも重要です。しかし、自社の魅力を伝えたい一心で会社紹介を長文にすると、最後まで読んでもらえない可能性があります。

そのため、会社紹介は簡潔でわかりやすい内容にしましょう。会社紹介や募集背景を淡々と伝えるだけでは記憶に残りにくいため、できるだけ端的な文章でまとめるのがポイントです。

就職するにあたって、不安を感じている求職者は少なくありません。

Ｒｅ就活キャンパス（旧あさがくナビ）の「2024年卒学生の就職意識調査(ミスマッチ)2023年3月版」では、就職に「とても不安がある」「やや不安がある」と回答した学生求職者が76.6％だったことがわかっています。

企業は求職者が応募や入社に関して不安を抱くことを考慮し、スカウトメールでは求職者に寄り添った文章を心がけます。 たとえば入社後のフォロー体制や昇給制度の種類、福利厚生の内容といった社内体制を明確に伝えるのもよいでしょう。

求職者の不安を解消でき、返信率のアップも期待できます。

ここからは開封率を上げるスカウトメールのテンプレートと、実際に学情で活用しているメールの例文を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

スカウトメールは、デジタルネイティブ世代に効果的に働きかけられる採用手法の一つです。しかし、スカウトメールを送信するだけでは応募者が集まらず、自社が求める人材を獲得できないこともあります。

スカウトメールを上手く活用するにはターゲットを絞り込み、自社の求人に興味を持ってもらうことが大切です。件名の工夫で開封につなげ、心を動かす文章で求職者の興味を引きましょう。

記事で紹介した例文のように、タイトルやファーストビューで自社の魅力をうまくPRできれば、求職者の関心を惹きつけ開封率を高められます。

「Ｒｅ就活」のスカウトメールでは、求人の特徴を求職者のスカウト一覧に表示できます。スカウトメールで採用活動を効率的に進めるなら、「Ｒｅ就活」がおすすめです。