新卒採用フローとは？作り方やケース別実例、運営のポイントも解説

絶え間なく変わり続ける採用市場において必要な人材を確保するために、採用活動は適切なフローに則って実施することが必要です。フローは「誰をターゲットにするか」「内定者をいつ絞り込むか」などによって異なるため、採用計画を立てた後で作成することが求められます。

本記事では、新卒採用フローについてわかりやすくまとめました。一般的なフローやアレンジ例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

新卒採用フローとは、新卒者を採用する流れのことです。次の3つのフローから成り立ちます。

1. 母集団形成フロー
2. 選考フロー
3. 内定者フォローフロー

新卒採用では、多くの企業が同じような時期に募集や選考を実施するため、まずは母集団の形成が必要です。その後、母集団の中から自社に合う人材を絞り込み、内定、入社と進みます。

新卒採用フローは、基本的に「定期募集」「一括採用」であることを前提として作成します。多くの人材から自社が必要とする人材を絞り込み、入社後にはスムーズに働けるようにフォローアップを実施します。

一方、中途採用フローは「個別採用」「通年募集」を前提として作成することが必要です。エントリーや会社説明会、入社式などの段階は不要で、採用した人材によっては入社前後のフォローアップも不要です。

中途採用の場合、個別に採用することが一般的なため、あえて一律のフローを作成せず、応募者に合わせて柔軟に採用活動を進めていくことがあります。

しかし、大勢の応募者と向き合う新卒採用ではフローの作成が必要です。フローを作成してから採用活動を始めることには、次のメリットがあります。

• 採用関係者と流れを共有できる
• 翌年以降の採用活動のブラッシュアップに役立つ

各メリットを解説します。

新卒採用は段階が多く、長期にわたるため、フローを作成して流れを採用関係者全員で共有しておくことが必要です。

また、段階ごとに担当者が変わることもあります。採用関係者各自が自分が関わる段階を把握しておくことで、よりスムーズな連携を実現できます。

新卒採用フローは一度作成して終わりではありません。「母集団を十分に形成できなかった」「内定辞退者が多かった」などの改善点が見つかったときは、より効果的な採用活動ができるように新卒採用フローを見直すことができます。

わかりやすい表にして新卒採用フローを作成しておけば、改善点を発見しやすく、ブラッシュアップがしやすくなります。翌年以降の採用活動をより成果を得やすいものにするためにも、新卒採用はフローを作成してから実施しましょう。

新卒採用フローは、次の要素を反映させて作成します。

• 採用人数・ペルソナ
• 採用活動の予算
• 採用スケジュール

いずれも効果的な新卒採用フローを作成するために不可欠な要素です。社内で検討を重ね、決定しておきましょう。

最終的に採用する人数を決めておくことが必要です。例えば、新卒者を30人採用するのであれば、会社説明会には1000人以上の学生を集め、選考試験には200人以上受けてもらい、最終面接で辞退者も見越して50人に内定を通知する……のように、採用選考の各段階で絞り込む人数の目安が決まります。

また、求める人物像のペルソナも決めておきましょう。中期的に攻めの姿勢で事業を展開していくなら、積極性やリーダーシップなどの特質を持つ学生を重点的に採用することができるかもしれません。

しかし、特定のペルソナばかりに偏ると、業務がうまく回らない可能性があります。複数パターンのペルソナを設定し、採用する割合を決めておきましょう。ペルソナの具体的な作り方は次の記事をご覧ください。

採用活動の予算も決めておく必要があります。

予算を増やせば優れた人材を確保できるわけではありませんが、あまりにも予算が少ないときは十分な採用活動を実施できないのも事実です。過去の予算や採用成功率を分析し、妥当な予算を割り出しておきましょう。

厚生労働省では毎年、新卒採用スケジュールに関する要請を公表しています。こちらを必ず確認し、方針として参考にしたうえで、適切なスケジュールを組むようにしましょう。例えば、2026年度卒業・修了予定者の採用活動スケジュールは、以下を原則として定められています。

※参考：厚生労働省｜大学等卒業・修了予定者の就職・採用活動時期について

競合企業との差別化を図るためにスケジュールをずらすことも可能ですが、あまりに時期がずれると適切な人材が採用市場にいなくなるおそれがあります。出遅れを回避するためにも、採用スケジュールを知り尽くした専門サービスのサポートを受ける方法も検討してみましょう。

Ｒｅ就活キャンパスでは、新卒採用スケジュールを公開しています。ぜひチェックしてみてください。

新卒採用フローは大きく9つの段階に分かれ、次の流れで進むのが一般的です。

1. インターンシップの実施
2. 企業情報・募集要項の公開
3. エントリー受付
4. 会社説明会の開催
5. 選考試験・面接の実施
6. 内定者の決定
7. 内定者フォローアップ
8. 入社式
9. 入社後フォローアップ

各段階を紹介します。

企業情報を公開する前にインターンシップを実施します。インターンシップは必ずしも実施する必要はありませんが、学生に企業理解を深めてもらう効果を期待でき、ミスマッチを回避しやすくなります。

企業ホームページの採用活動関連のページで公開する情報を決め、募集要項と共に公開します。企業情報は毎年変更する必要はありませんが、資料や数値関連は最新のものに更新しておきましょう。

募集要項で公開したスケジュールに則って、エントリー受付を実施します。主な受付方法は以下のとおりです。

• 採用ホームページ
• 社員からの紹介
• ダイレクトリクルーティングメールの返信

適切な人材にアプローチできるよう、受付方法も吟味しておく必要があります。

次に会社説明会を開催します。場所の手配や話す内容、司会・誘導係などの役割分担を具体的に決定しておくことが必要です。

近年はオンラインで会社説明会を実施する企業も増えてきました。コストを抑えられる、幅広い地域の学生にリーチできるといったメリットがありますが、選考試験へと進む人数はリアルの会社説明会に参加した学生より少ない傾向があります。オンラインとリアルの会社説明会を併用する方法も検討してみましょう。

選考は数回に分けて実施することが一般的です。人数にもよりますが、適性検査などで大まかに絞り、面接で細かくチェックしていくと、効率よく実施できます。

選考試験の日程に加え、実施する場所もあらかじめ決めておきましょう。各選考過程に通過した学生には、メールで結果を連絡します。

最終面接の実施後、内定者を決定します。内定辞退者や内定後辞退者も想定し、採用人数よりも多めに内定者を決めておきます。

なお、内定の通知は、経営陣や人事部長、採用部門の責任者が対象の学生に直接知らせるのが一般的です。

内定後も定期的なコミュニケーションが必要です。電話やメールのほか、リアルな面談や内定者懇親会などで、信頼関係を築くようにしましょう。

また、学業の妨げにならない日程を選び、研修を実施するようにしましょう。適切な頻度・内容の研修を実施することで、内定者の企業に対する愛着を育てるだけでなく、入社後の不安が軽減され、スムーズに働けるようになります。

入社式の場所と進行も決めておきます。

支店・営業所への配属が決まっている新入社員も、入社式のときは本社に集まることが一般的です。新入社員の人数が多い場合は、ホテルや会議場などを借りて入社式を実施することもあります。

新卒採用フローを作成する際に、入社後フォローアップの内容についても決めておきましょう。新人研修やOJTなどによるフォローアップを、全社あるいは部署ごと、対象者ごとに実施します。

インターンシップの実施有無や内定後のスケジュールについては、企業による差が大きいと考えられます。インターンシップを実施しない企業や、内定後のフォローアップに注力しない企業もあります。

一方、「エントリー受付」と「会社説明会」「選考試験」「選考面接」「内定者の決定」の各段階は基本的には省略できません。一般的には次の流れで進めていきます。

しかし、上記の流れも絶対ではなく、ケースごとにアレンジが可能です。

ケースごとにアレンジをした3つのフローを見ていきましょう。

企業や業界の人気によりエントリー数が多い場合には、会社説明会の前に試験を実施し、説明会を受ける学生を絞り込むフローを検討してみましょう。

選考試験である程度絞り込んでから会社説明会をすれば、適性があり、熱量の高い学生の参加を期待できます。また、選考試験で通過人数を調整できるため、前もって会社説明会の会場規模を決めておけるのもメリットです。

内定者の研修に注力したい場合は、内定者を早いタイミングで決定する必要があります。会社説明会と選考試験を同時に実施し、短期間で内定者を決定するフローが適しているでしょう。

短期間で内定者を決定することは、学生の価値観にもマッチしています。株式会社学情が実施したタイパ（タイムパフォーマンス）に関する調査によれば、約7割の学生が就職活動においてタイパを意識していることが報告されています。

※出典：株式会社学情｜約 7 割の学生が、就職活動準備で「タイパ」を意識。「多くの企業について調べるために効率を重視したい」の声

選考過程が長引きすぎると、辞退者を増やすことにもなりかねません。限られた時間を有効活用したいと考える学生にアプローチするためにも、会社説明会と選考試験を同時に実施するフローも検討してみましょう。

応募者を総合的に判断したいと考えるなら、学生と直接話し合う機会を増やすことが必要です。会社説明会の代わりに「カジュアル面談」を実施し、相互理解を促進する次のようなフローを検討してみてはいかがでしょうか。なお、カジュアル面談とは、面接のように企業側が学生に一方的に質問をするのではなく、相互的なコミュニケーションを図る場です。

応募者数が多い企業の場合、カジュアル面談を応募者全員に行うのは難しいでしょう。人数を絞り込んだ最終面接の前などに実施するのがオススメです。ミスマッチを防ぐと同時に、学生の志望度を高める効果も期待できます。

また、選考試験と選考面接を同時に実施することで選考にかかる時間を短縮し、短期間で最終面接まで進めていきます。応募者を深く理解しつつも時間を短縮できるため、タイパを重視する学生の脱落も回避できます。

採用活動そのものは全社的に進めていく必要がありますが、細かな運営は人事部・人事課が担当することが一般的です。次のポイントに注目して、新卒採用フローを運営していきましょう。

• 各段階のKPIを計算する
• ボトルネックを分析し改善策を立てる
• 内定辞退者対策を検討する
• 関係者全員と情報を共有する
• 定期的に採用フローを見直す

各ポイントを解説します。

新卒採用フローの各段階のKPIを決めておきましょう。目標を達成するまでの中間的な指標となるKPIは以下の計算式で求めます。

例えば、書類選考なら書類通過率、面接・内定なら面接通過率や辞退率を計算します。採用フロー設計の際に目安となるKPIを決めておきましょう。

通過率が低すぎると過剰な絞り込みをしている可能性があり、必要な人材を必要人数採用できなくなるおそれがあるため注意が必要です。KPIの活用方法については、次の記事で詳しく解説しています。

段階ごとのボトルネックを分析し、改善策を立てておきましょう。よくあるボトルネックと改善策のヒントは以下をご覧ください。

感覚ではなく因果関係を見つけて、合理的に改善策を見つけることが必要です。また、改善策を実施したときは、必ず効果検証も実施し、改善策が適切なものか判断するようにしましょう。

適切な人数に絞り込んだつもりでも、内定辞退者が多いと必要数を確保できません。内定辞退者を減らすため、次のような対策を検討しておきましょう。

• 信頼関係を構築する
• 納得感・達成感を得られるプログラムで研修を実施する
• 研修や面接などでの評価を伝える
• 歓迎の気持ちを示す

内定辞退率を下げるためには、応募者の声に耳を傾けることも必要です。ぜひ次の記事もチェックしてみてください。

採用活動に関わる関係者全員と情報を共有することも大切です。

採用フローだけでなく、採用方針やペルソナなど、すべての情報を共有しておきましょう。採用関係者全員が情報を共有することは、応募者・内定者からの信頼獲得にもつながります。

採用フローに正解はありません。問題点を常に追及し、改善策を考案・実施・検証し、より良い採用フローにしていくことが必要です。定期的に採用フローを見直し、企業が求める人材を確保するために最適なものになっているか検証してみてください。

新卒採用を効果的かつ効率的に進めていくためにも、新卒採用フローを作成し、フローに沿って採用活動を実施することが必要です。また、定期的にフローを見直し、自社の求める人材を確保できるものへとブラッシュアップしていきましょう。

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