採用担当者の業務内容とは？求められるスキルや向いている人の特徴を紹介

採用担当者とはおもに人事部に所属し、自社の採用業務を担う従業員のことです。採用業務は多岐にわたるため、自社の条件に合う人材の獲得に向け、すべてのプロセスを網羅しておく必要があります。

初めて採用担当者を任される予定の従業員のなかには、「どのような採用業務があるのか」「どのようなスキルが求められるのか」など気になる方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、採用担当者の基本的な業務内容や求められるスキルなどを解説します。採用業務を担当する場合、さまざまな課題に直面することもあります。採用担当者が抱えやすい課題と対策も併せて解説するので、着任に向けて備えておきましょう。

「採用担当者」とは自社が求める条件にマッチした人材を獲得するために、採用業務に携わる従業員のことです。

企業が成長し続けていくためには、優秀な人材の獲得が必要です。企業のおもな経営資源は、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の4つだと言われています。採用担当者は経営資源の「ヒト」の部分に深くかかわる、企業にとって欠かせないポジションの一つと言えます。

採用担当者と混同されやすい言葉に、「人事担当者」があります。採用担当者と人事担当者は、どちらも企業の人事部に所属しますが、業務範囲が異なります。

採用担当者は、おもに人材の募集や選考などの採用活動を担当します。一方、人事担当者は採用活動のほか従業員の労務管理や能力開発なども担当するため、採用担当者に比べて業務範囲が広い傾向にあります。

ただし、担当する業務範囲は会社の規模によってさまざまです。従業員数が多い大企業の場合、専任の採用担当者を配置し、さらに新卒採用と中途採用で担当を分けているケースも珍しくありません。中小企業の場合、専任の採用担当者を配置せず、人事部に所属するすべての従業員で業務を分担することもあります。

採用担当者が携わるおもな業務内容は、次のとおりです。

• 採用計画の立案
• 採用手法の決定
• 人材の募集・選考
• 内定者のフォローアップ

それぞれ、業務内容を詳しく解説します。

企業が採用活動を進めていく上で重要なプロセスの一つが、採用計画の立案です。採用活動は、事前に立案した採用計画に基づいて進めていくのが一般的です。通常、採用計画は、募集職種や採用スケジュール、採用予定人数などを盛り込んで立案します。

計画立案の最初のステップは、経営層と現場の部署へのヒアリングです。次に、どの部署にどのような人材が何人必要かを検討します。検討した内容に基づき、採用活動の開始から終了、入社までのスケジュールを明確にします。

採用担当者には、採用手法を決定する役割もあります。採用担当者は数多くある採用手法のなかから、自社に適した方法を決定します。

従来から多く活用されている代表的な採用手法は、求人広告や転職エージェントなどです。近年は、ダイレクトリクルーティングやソーシャルリクルーティングなどの採用手法が注目されています。

採用手法にはトレンドがあるため、状況を考慮して選ぶことも大切です。なお、トレンドの採用手法は後述する「【採用担当者必見】トレンドの採用手法」で紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

採用担当者は、人材の募集や応募者の書類選考、面接なども担当します。ミスマッチを生まないよう募集および選考の基準を定め、自社に合った人材を確保するのは採用担当者の重要な業務の一つです。

特に、近年は労働人口の減少により、従来に比べて人材の獲得が難しくなっています。そのため、人材を募集する際にはより多くの応募者が集まるよう、求職者に自社の魅力を正しく伝える工夫が必要です。

応募者の選考は採用活動の中でも要所となります。書類選考や面接だけでなく、面接スケジュールの調整や面接官の選定・フォローなども含まれます。面接の回数や手法は企業の規模や獲得したい人材像にもよります。公平性のある選考となるよう注意しましょう。

また、最終的な選考の結果は、採用担当者が通知するのが一般的です。

内定者に対するフォローアップを実施して、内定者と企業のつながりを維持するのも採用担当者が担当します。

応募者に内定を出しても、必ず入社に至るとは限りません。内定獲得後も就職活動を続ける学生は多くいます。

内定後のフォローが不十分であれば、内定辞退者を出すおそれがあります。たとえば、内定から入社までの期間が長くなると、応募者が「この企業で本当に良いのか」と迷い、内定済みの他の企業へ移ってしまうことがあります。安心して入社してもらえる環境を採用担当者が整備することが大切です。

内定辞退対策には、内定者と定期的にコンタクトを取る、社員との交流会を実施するなどの方法があります。

企業の採用担当者には、採用活動のために求められるいくつかのスキルがあります。初めて採用担当者を任される場合は、どのようなスキルが必要かを把握しておきましょう。

採用担当者が関わるのは、求職者や応募者だけではありません。経営層をはじめとする関係各所との連携も必要とするため、採用担当者には一定のコミュニケーションスキルが求められます。

自社が求める人材を獲得するためには、選考段階での応募者の適性や人柄の見極めが重要です。選考では応募者の本音を引き出し、信頼関係を構築できるような力が求められます。

効率的に採用活動を進めるためには、マーケティングスキルや情報収集力も必要です。近年は労働力不足が深刻化しているため、求人情報を公開しても十分な応募者が集められるとは限りません。

採用担当者は人材市場や求職者のニーズを把握し、自社が求める人材に合わせ、「どのような施策を立てれば応募者が集まるか」を考案するスキルが求められます。

たとえば、SNS世代の若い人材を獲得するために、ダイレクトソージングでアプローチする方法もあります。このような採用活動のトレンドを積極的に探り、取り入れるスキルも必要です。

人事部は経営層や現場の従業員との関わりが多いため、採用担当者には調整力や交渉力も求められます。採用計画に沿った採用活動を進めていくためには、関係各所との認識を十分に擦り合わせておく必要があります。

また、関係各所と連携しつつ、応募者との面接や選考状況も管理しなければなりません。一つの業務が滞ると全体の進行に支障を来す可能性もあるため、採用担当者のマネジメントスキルがスムーズな採用活動に大きく影響します。

企業に貢献する採用担当者には、必要なスキルを所持しているだけでなく、特定の考え方を持っている、企業への帰属意識が高いなどいくつかの共通点があります。採用担当者に向いている人のおもな特徴を紹介します。

もちろん、これから紹介するすべてのスキルを有していないと採用担当者になれないわけではありません。あくまで、どのようなタイプの人が採用担当者に向いているのか参考までに捉えてください。

社内外のさまざまな人と連携を取る採用担当者は、コミュニケーションスキルが高い人が向いています。

たとえば応募者と面接する場合、適性や人柄を見極めるために、さまざまな視点から質問し、本音を引き出す必要があります。また、採用担当者には求職者や応募者にわかりやすく企業の魅力を伝える工夫も求められるでしょう。

相手の声に耳を傾けつつ、主張すべき点は主張できるコミュニケーション能力は、採用担当者として理想的なスキルです。

企業の採用担当者に向いている人は、説明力と表現力に長けた人です。採用担当者には求職者に企業の魅力を伝え、応募までつなげる役割があります。求職者に企業の魅力を十分に伝えるだけの説明ができる人であれば、多数の応募者を獲得し、採用予定の人数を確保しやすくなるでしょう。

一つの説明や表現が、すべての人に対して同じように伝わるとは限りません。話の伝わりやすさは、人によってさまざまです。そのため、採用担当者はより企業の魅力を理解してもらえるよう、相手に応じて伝え方を工夫できる人が適しています。

さまざまな事柄を客観的な視点で捉えられる人は、採用担当者に向いています。

採用担当者は、書類選考や面接など応募者の選考にも携わります。選考の際には、応募者が自社の求める条件に合うかを十分に見極めなければなりません。正しく見極めるために重要になるのが、客観的な視点です。

選考に主観が入ると適切な人材の見極めができず、採用ミスマッチにつながるおそれがあります。採用担当者には自身の主観を排除し、選考基準に則して公正かつ公平な判断ができる人材が求められます。

採用担当者には、自社への帰属意識が高い人が向いています。求職者や応募者に企業の魅力を伝えるためには、自社のことを深く把握しておく必要があります。また、従業員が、選考基準や採用条件に合致した知人や友人を紹介する「リファラル採用」の場合、愛着がなければ他者に自社を勧められないでしょう。

帰属意識やエンゲージメントが高い人は、自社の魅力を十分に理解している傾向にあります。そのため、相手にも自社の魅力を伝えやすくなります。採用担当者自身が生き生きと働いている姿は、求職者にも良いイメージを与えられるでしょう。

採用担当者が抱えやすい課題がいくつかあります。これから採用担当者を担う場合は、発生しやすい課題と対策を把握して備えておきましょう。

採用活動の序盤で直面しやすい課題の一つは、母集団を上手く形成できないことです。近年は労働力不足が深刻化しているため、十分な応募者を集められるとは限りません。母集団の形成が上手くいかず、頭を抱える採用担当者も少なくないのが現状です。

十分な応募者を集めるためには、まず求職者に自社の求人に興味を持ってもらい、応募につなげることが重要と言えます。

具体策として、自社の魅力が伝わりやすい工夫を盛り込んだ求人募集を作成する方法があります。あるいは、応募者を待つスタイルではなく、企業側から求職者に直接アプローチする採用手法を取り入れるのも有効です。

求職者は複数の企業の選考を同時進行しているケースも多く、内定獲得後も就職活動を継続している方もいます。あさがくナビのアンケートでは、内々定を獲得後も「就職活動を継続」した学生が34.9％いたことがわかっています。

内々定を獲得後も就職活動を継続する理由は、「就職活動で後悔したくないから」が最も多い結果となりました。

※出典：「2024年卒学生の就職意識調査(内定承諾) 2023年9月版」(あさがくナビ)(https://service.gakujo.ne.jp/jinji-library/report/230928)

選考途中や内定後の辞退を防ぐためには、求職者や内定者と定期的にコミュニケーションを取り、不安を払拭することが大切です。内定者を集めた懇親会や社員との交流会などを開催する方法もあります。同期と親睦を深められるだけでなく、入社後の具体的なイメージが湧き、前向きに入社を検討してもらえるでしょう。

採用担当者の業務は、優秀な人材の獲得だけが目的ではありません。無事に採用予定人数の人材を獲得できても、必ず定着するとは限らないため、早期離職を防ぐ対策を講じるのも採用担当者の重要な業務です。

早期離職につながる理由の一つは、採用ミスマッチです。採用ミスマッチを防ぐためには、選考段階で人材を十分に見極める必要があります。自社が求める人物像や選考基準を明確にしておくと、採用ミスマッチの低減が期待できます。

従来は、新卒時に大量の人材を一括採用する手法が一般的でした。しかし、近年は従来と同様の採用手法では人材の獲得が難しくなってきています。このような状況下でも人材を獲得するために、さまざまな採用手法が登場しています。

効率的に人材を獲得したい場合は、採用手法の傾向を把握し、人材にうまくアプローチできる方法を選択することが大切です。近年トレンドの採用手法をいくつか紹介します。

「ダイレクトリクルーティング」は求職者のプロフィールが登録されたデータベースを活用し、自社が求める人材を見つけ、ターゲットに直接アプローチする採用手法です。

従来は、求職者からの応募を待つスタイルの採用手法が一般的でした。これに対し、ダイレクトリクルーティングは企業側から求める人材像に合う求職者にアプローチできるのが特徴です。ダイレクトリクルーティングは顕在層だけでなく潜在層にもアプローチできるため、採用の可能性がある母集団の形成が期待できます。

「ソーシャルリクルーティング」とは、SNSで見つけた人材に直接アプローチする採用手法です。近年はSNSを活用した就職活動を行う求職者が増えているため、幅広い層の人材と接触できる可能性があります。SNSにより企業側からターゲットに直接アプローチできるほか、自社に興味を持った求職者からの応募も期待できます。

ソーシャルリクルーティングは、ダイレクトリクルーティングの一部です。ソーシャルリクルーティングの場合、SNSがアプローチの場であり人材データベースを活用しません。そのため、求人サイトなどのデータベースに登録していない層にもアプローチが可能です。

「採用ミートアップ」とは、求職者が企業の魅力に触れ、体験できるイベントを指します。一般的な企業説明会に比べて、形式張らずカジュアルな雰囲気であることが特徴です。採用ミートアップの方法には、ランチ会や座談会などがあります。

選考を意識しない求職者が参加するケースもあるため、応募につながる確率はそれほど高くないでしょう。ダイレクトソーシングやソーシャルリクルーティングでコンタクトを取った求職者を採用ミートアップに誘導すれば、自社への興味が高まり、応募につながる可能性もあります。

「カジュアル面談」とは、企業と求職者が気軽にお互いのことを理解するための面談のことです。採用の合否は判断しません。そのため基本的に履歴書の提出や服装の指定がなく、リラックスした雰囲気のなかで行われます。

求職者側は、採用面接では聞きにくい職場のリアルな雰囲気や仕事内容についての質問がしやすくなるため、企業理解を深めた上で応募の判断ができるでしょう。これにより企業側は、入社後のミスマッチを低減させることができます。

採用担当者は、企業の採用活動を担う従業員のことです。業務は貴重な経営資源である「ヒト」の獲得に直結するため、採用担当者は企業にとって重要なポジションの一つと言えます。

採用担当者は経営層や各部署が求める人物像を理解し、条件に合う人材を獲得する役割があります。役割を果たすためには、コミュニケーションスキルやマネジメントスキルが必要です。

また、効率的に採用活動を進めるためには、時代や人材に見合う採用手法を選ぶことも大切です。

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