パルスサーベイとは？定義や活用する流れ、従業員の満足度を高める手法も紹介

従業員の満足度を調査する方法の一つに「パルスサーベイ」があります。パルスサーベイは中小企業から大企業まで幅広く導入できる手法で、活用すれば従業員のエンゲージメント向上に大きく貢献するでしょう。

本記事ではパルスサーベイの定義や特徴、メリットに加え、具体的な実施の流れを詳しく解説します。パルスサーベイと併せて検討したいエンゲージメント向上のための施策も掲載しました。従業員や社内の現状を改善したいと悩む人事担当の方はぜひ参考にしてください。

まず、パルスサーベイの概要を解説します。

パルスサーベイとは、従業員に対して簡単な質問を短時間、かつ高頻度で行う意識調査です。パルス（Pulse)は「脈拍」、サーベイ（Survey）は「調査」との意味があります。脈拍の流れのように短く、高頻度で調査を繰り返すことからパルスサーベイと呼ばれます。

パルスサーベイの回答はおもに1～5分程度でできるのが特徴です。頻度は週1回、月1回など短い周期で行います。短時間・短周期での調査を繰り返すことで、従業員の業務に対する意識を定点的にモニタリングできるのがパルスサーベイです。

パルスサーベイと似た言葉に「モラールサーベイ」があります。モラールサーベイもパルスサーベイと同様に、職場環境への満足度や不満、今後の課題について意識調査をする手段の一つです。パルスサーベイが毎日や週1回など短期間で実施するのに対し、モラールサーベイは年に1～数回と実施頻度は低く設定されています。

なお、モラールとは士気や意欲を意味する言葉です。日本語でモラールサーベイを訳すと「士気調査」となります。個人単位の意欲よりも、どちらかと言うと企業や組織のなかで、ほかの従業員と協力して業務に当たる意欲に重点を置いているのがモラールサーベイです。

近年パルスサーベイが注目を集めている背景には、人材確保の急務があります。

2023年現在、少子高齢化が進み若い働き手が減っており、どの企業も人材の確保が急務となっています。採用した人材がすぐに離職してしまうケースも往々にしてあるため、当初の予算以上にコストをかけて代わりの人材を獲得する必要性も出てくるでしょう。そのため企業側は、限られた市場で人材を獲得することに加えて、採用した人材を定着させることが課題として求められています。

そこで注目され始めたのが、パルスサーベイです。パルスサーベイの実施とそれに伴う業務改善を繰り返すことで、従業員のエンゲージメントを高められ、従業員の離職を防ぎやすくなります。特にパルスサーベイは調査コストをおさえて実施できるため、資金に余裕のない中小企業でも導入しやすい施策と言えます。

従業員の満足度調査をする方法はいくつもありますが、あえてパルスサーベイを選ぶメリットは4つ挙げられます。一つずつ見ていきましょう。

パルスサーベイは調査の頻度が高いため、従業員の問題をいち早く発見できます。結果には従業員の現状がリアルタイムで反映されるのが特徴です。質問数が少ない分回答の集計や分析にも手間がかからず、何か問題があれば回答後すぐ対応できます。

また、従業員の意識は刻々と変わりやすいため、パルスサーベイ実施時点での不満を汲み上げるのにも役立ちます。

働く上での不満や問題は長引くと状況が悪化し対処が難しくなるケースがありますが、パルスサーベイを利用すれば問題が深刻になる前に対策を検討できます。

調査結果をもとに、従業員の不満に対していち早くフィードバックを実施すれば従業員のエンゲージメント向上に役立ちます。問題が起きてもすぐに不満を解消してもらえる環境が整っていれば、従業員は不満を溜め込みにくくなり快適に業務をこなせます。また、問題に対し早急に対処する自社に対し愛着や信頼を感じるでしょう。

エンゲージメントが向上すれば、離職を防止でき、従業員が定着しやすくなります。優秀な従業員が多く自社に残り、組織全体の生産性も向上が見込めるでしょう。

ほかの意識調査に比べて、パルスサーベイは調査コストや調査に関わる従業員の負担が少ないのも特徴です。パルスサーベイの質問数は5問から、多くても15問程度しかありません。そのため、質問の作成や集計が容易で自社だけでも調査と分析を済ませられます。

たとえば、外部の調査会社に質問の設定や調査・分析を依頼すると、100万円以上のコストがかかるケースも少なくありません。また、設問数が数十以上あるようなパルスサーベイ以外の調査を実施する場合も同様に費用がかかります。

一方、パルスサーベイは毎日の業務の合間に質問の作成や集計ができる規模で済むため、外部委託する際のコストをおさえることができます。また、質問数が少なく回答が容易なため、回答する従業員の負担も軽減できるでしょう。

このようにパルスサーベイはコストが少なく済むため、規模の小さな企業や組織でも導入しやすく、始めるのも中止するのも容易です。

高頻度かつ定点的に調査するため、パルスサーベイは従業員のメンタルヘルスチェックにも役立ちます。

たとえば、何か新しい社内向けの施策を導入した際、パルスサーベイで従業員の心理状態を追えば施策の効果やリスクを検証できます。新しい施策が負担になっているならストレスや業務遂行の困難を訴える従業員が増えるでしょう。逆に、新しい施策が有効なら従業員の満足度の改善傾向が見られるかもしれません。

また、パルスサーベイは調査結果を分析する側だけでなく、回答する従業員自身が自分の心身状況を把握するのにも役立ちます。たとえば何か従業員の心理や体験に基づく設問があれば、従業員が今までの業務を自主的に振り返り、成長する良い機会になるでしょう。

このように、パルスサーベイはメンタルヘルスの面でも調査する側、される側双方にメリットがあります。

では、具体的にパルスサーベイを実施するための手順を、各段階ごとに詳しく解説します。

まずは従業員に質問したい内容をまとめましょう。満足度や業務関連、コミュニケーションなど、カテゴリごとにパルスサーベイに向いた設問の例は次のとおりです。

いずれも現在の従業員の状態に焦点を当てた質問です。上記を参考に、自社に合った質問を5～15問ほどピックアップし設定してみましょう。もし絞りきれないなら、なにを目的にパルスサーベイを実施するのか、目的を明確にしてから適切な質問を検討すると上手くいきます。

また、回答は「はい・いいえ」の2択で○をつけるだけで回答できるものや、5～10段階評価などにして、回答と集計がしやすい形に設計すると長期的に継続できます。

設問を作成したら、実際にパルスサーベイを実施します。紙やメール、チャットツールなどを利用し、回答期日や所要時間の目安を明記して、調査票を配布し回答を募ります。

パルスサーベイの回答は業務中に行うため、気付いてもらいやすく、かつほかの業務の支障にならないタイミングを見計らって実施しましょう。たとえばメールチェックをする朝や夕方、業務に区切りがつくランチタイムの前後などに送ると回答率の上昇が見込めます。

また、実施にあたっては目的も周知・共有しておきましょう。目的が不明瞭だと、評価に影響すると考える方や、適当に回答してしまう方、回答がほかの従業員に見られてしまうのを懸念する方も出てくると予想されます。評価に影響しないこと、回答の閲覧権限の範囲などを伝えると本音を聞き出しやすくなります。

パルスサーベイの調査は、特別な理由がなければ匿名制にするのも有効です。

回答が集まったらできるだけすぐに分析を開始します。パルスサーベイは短周期で実施するのが特徴のため、集計や分析が遅れると意味がなくなります。また、回答に対しての対応が速いほど従業員からの信頼性が高まります。

集計の際は迅速にフィードバックできるよう、回答結果から満足している意見と不満のある意見を分けて整理しておくとよいでしょう。また、過去の回答と見比べて大きく異なる傾向の回答があった場合や、チーム内で複数人から同じ不満が集まっている場合は問題が発生している可能性があるため、早急な対応が必要です。

次回の調査票を配布する前に、集計と分析を済ませて結果をまとめましょう。

分析結果をもとに、浮き彫りになった課題への具体的な施策を検討しましょう。調査をするだけでは、従業員の社内満足度は向上しません。逆に、改善が見られないと従業員は回答の労力だけを求められ、かえって満足度が低下するリスクもあります。従業員の信頼を維持するためにも、分析から判明した課題への対応策を速やかに検討し実行しましょう。

たとえば特定の従業員に問題が発生しているなら、面談で個別のフォローを実施する手があります。チームマネジメントに問題があるなら、マネージャーに対する研修を行うのも良い方法です。

実行した施策のなかで従業員からの評判がよかった施策については、今後も継続し、必要に応じて強化も検討していきます。

このような流れを繰り返し、パルスサーベイの調査からフィードバック、改善までを社内に根付かせましょう。

従業員の満足度をより高めるには、パルスサーベイと合わせて別の施策も導入するのが有効です。具体的な施策例を7つピックアップして紹介します。

まず、テレワークやフレックスタイム制、時短勤務、副業や兼業など、多様な働き方を実現させることが大切です。従業員はそれぞれのライフスタイルに合わせた働き方ができ、満足度が高まるでしょう。

たとえば、育児や介護で退職を検討している従業員がいたとしても、フレックスタイム制や時短勤務などができれば仕事を続けやすくなります。同様に、結婚や引越しなどで通勤圏内から外れてしまっても、テレワークや業務委託に対応していれば継続して働ける人材が増えるはずです。

継続して働き続けられる環境が整っていれば、会社側も業務内容を熟知した優秀な従業員の離職を防止できます。一方、従業員側も、長期間にわたってキャリアを形成でき、企業に対する満足度が向上するでしょう。

健康保険や介護保険のように、企業に対して法律で義務化されている福利厚生以外にも、たとえば次のようなものを充実させると、従業員の満足度上昇が期待できます。

上記以外にも、企業によっては独自のユニークな福利厚生を用意しています。

たとえばペット用品メーカーにはペット同伴出勤やペットロス休暇を許可している企業があります。独自の福利厚生は従業員の満足度を高めるだけでなく、求人募集時に注目を集めやすく、優秀な人材確保にも役立ちます。

従業員の働きが適切に評価されるよう、人事評価制度の見直しや改善を図ります。特に、偏った目線による評価や曖昧な基準による評価は排除しなければなりません。

「頑張っても報われない」「上司によって評価が変わる」と感じると、従業員のモチベーションが削がれてしまい、満足度低下につながります。

また、成果だけでなく過程も見て評価を行うように改善するのも大切です。特に人事や経理などバックオフィスに携わる職や、主観的に評価されやすいクリエイティブ職、結果を数値化しにくい企画や広報職などは、成果主義のもとでは評価が難しい場合があります。

いずれの場合も具体的で透明性の高い評価基準を設け、事前に社内SNSやメール、説明会などを通じて評価制度の周知を併せて行います。明確で公平な評価基準に基づき、過程も含めて評価すれば、仮に評価が低かったとしても理由がわかり納得を得られます。評価されるための努力の方向性がわかることで、従業員が改善をしていきやすいのもポイントです。

ExcelのマクロやVBA、RPAツール、AIなどを活用して業務の自動化を進めると、従業員の負担が軽減されエンゲージメント向上に役立ちます。従業員によっては、日々の業務が多く負担になっているケースも少なくありません。マクロやツール、拡張機能などを利用すれば業務の一部を自動化もしくは効率化でき、従業員の業務時間を短縮できます。

また、業務の自動化をパルスサーベイと組み合わせるのもおすすめです。パルスサーベイは業務のなかで行う以上、実施するとわずかながら従業員の負担が増します。パルスサーベイを実施する分、別の業務の自動化を進めてトータルでかかる業務時間の帳尻を合わせるようにすれば、パルスサーベイを長期継続しやすくなります。パルスサーベイの調査や分析を、ツールを利用して行うのも良い方法です。

従業員による参加型討論を導入するのも、エンゲージメント向上に役立ちます。参加型討論とは、参加者同士が自分の抱える悩みを打ち明け、話し合って解決策を模索する場のことです。悩みや課題など特定のテーマに沿って意見交換をすることで、従業員同士のコミュニケーション活性化やチームの人間関係の改善・維持、生産性の向上が見込めます。

参加型討論では、参加する従業員からの信頼が厚い人材や、聞き役として相手の話を引き出すのが得意な人材を進行役に設定するとスムーズに進行します。また、事前に討論のテーマについて決定し参加者に知らせておくのも重要です。必要に応じて事前調査を実施しておくと、より充実した討論をしやすくなります。

一回だけでなく定期的に実施することで社内のイベントとして定着します。エンゲージメント向上はもちろん、従業員の貴重な生の意見を集める場としても役立つでしょう。

メンター制度によって従業員の悩みや不安を解消するのもエンゲージメント向上に有効です。メンター制度とは、若手の従業員や新しく採用した人材に対して、ほかの従業員が指導者（メンター）となり一対一の対話を中心に教育する制度を指します。おもに、年齢や勤続年数が近い先輩従業員がメンターを担当します。

直属の上司が指導をするのに比べ、気軽に悩みを相談しやすいのがメリットです。また、業務に直接関わらない従業員がメンターになるため、社内でも業務外の人間関係が自然と構築され、コミュニケーション活性化や従業員の孤立化を防ぐことにもつながります。

また、従業員が何かしらの理由で働く際の不安や悩みを抱えるとき、メンターとの定期面談でそれらを打ち明けることで従業員のモチベーションが維持されやすく、離職防止にもつながります。

従業員に対して「ジョブ・クラフティング」と呼ばれる研修を実施し、業務面でのエンゲージメント向上を図る方法もあります。

ジョブ・クラフティングでは仕事に対する認知や行動を変化させることで、仕事へのモチベーションを向上させます。

具体的には、まず業務内容をすべて洗い出し、仕事の目的や仕事に対する自身の強みをあらためて分析します。続いて、目的や自分の強みをもとにどうすれば仕事をやりがいのあるおもしろい内容にできるのかを考えます。このような過程により、やりがいを見いだせなかった仕事にも自分なりのやりがいを見いだし、積極的に業務をこなせるようになります。

 また、ジョブ・クラフティングのほかに「CREW」と呼ばれるプログラムを導入する方法もあります。「CREW」では、従業員同士でテーマに沿った対話を定期的に行います。対話によってお互いを知り、相手への敬意や尊敬を持って接するようになることでエンゲージメント向上を実現させることができます。

最後に、パルスサーベイの実施前に確認しておきたい疑問に回答します。

調査のサイクルが短すぎると、回答する人にも集計や分析をする人にも負担になるため注意が必要です。パルスサーベイは毎日実施しても問題ありませんが、従業員の業務状況によっては毎日回答や集計の手間がかかるとほかの業務を圧迫してしまう恐れがあります。

また、回答や集計まではできても、調査結果をもとに定期的な改善やフィードバックができなければ意味がありません。フィードバックが終わらず、回答だけし続けるような状況になれば、従業員からの信頼も失ってしまいます。

フィードバックまでを1周期として、どの程度の頻度や設問数なら無理なく実施できるか、従業員と相談しながら決定するのが大切です。

パルスサーベイ向けのツールは各社からさまざまなものが用意されているため、ニーズに合わせて選択できます。

どのツールにすべきか悩んでいるなら、次の3つの観点からの比較をおすすめします。

• 簡単に設問を設計できるか
• 便利な分析ツールが搭載されているか
• 運用コストの安さ

最初からテンプレートが用意されているツールなら、ゼロからフォーマットをつくる必要がないため準備の手間をおさえられます。

また、分析のしやすさや画面の見やすさも長期的な運用には大切です。従業員への定期的な調査配信や、分析レポート作成まで自動でしてくれるものを選ぶと従業員の負担を大幅に軽減できます。また、パルスサーベイは時間による意識の変化を追うのが目的のため、時系列で従業員の変化を確認しやすいかも確認しましょう。

最後に、長期的に同じツールを利用するためには運用コストの安さも重要です。ツールによって定額で一定人数まで利用できるものや、一人分ずつ料金が設定されているものなどがあります。想定している利用人数に対応しており、初期費用も含めてトータルコストを比較して選びましょう。

パルスサーベイは、脈拍を計測するように従業員の意識を定点観測する手法です。短時間かつ短周期で調査を継続して行うのが特徴で、長期的に結果を分析することで従業員のおかれた状況の変化を把握できます。

調査コストがあまりかからず、従業員の負担も少ないため中小企業でも導入しやすいです。調査内容に基づきフィードバックや改善を繰り返せば、従業員が働きやすい、風通しの良い職場環境を構築できるでしょう。

ただし、パルスサーベイは短期間で次々と実施するため、次回の調査までに分析や改善まで終えている必要があります。また、具体的な改善ができないままだとかえって従業員の不満につながるリスクも覚えておかなければなりません。

注意点を確認した上で、適切に導入すれば、パルスサーベイは簡単な労力で大きくエンゲージメントを向上させられる可能性があります。パルスサーベイの流れを確認し、実施に向けてまずは自社の調査目的からしっかりと洗い出していきましょう。