【例文あり】面接結果を電話で連絡するには？採用・合格通知の伝え方を解説

面接結果の電話連絡は、採用・合格通知をスピーディーに伝えられるだけでなく、応募者の反応や入社意向を直接確認できる手段です。特に採用したい人材に対しては、他社の選考状況や不安点を把握し、次回面接や面談などの次のアクションにつなげる機会にもなります。

一方で、電話での伝え方を誤ると、応募者に不安を与えたり、認識違いが生じたりする可能性もあります。本記事では、面接結果を電話で連絡する理由や伝える際のポイント、採用・合格通知の例文、電話後のフォローメールまで解説します。

面接結果の伝え方には、電話、メール、郵送のほか、LINE公式アカウントや採用管理システムのメッセージ機能などを活用したDM連絡があります。近年は連絡手段が多様化していますが、電話には応募者の反応や入社意向を直接確認できるメリットがあります。

本章では、あえて電話連絡を選択するメリットをご紹介します。

電話連絡の利点の一つが、迅速性です。郵送の場合は結果が届くまでに数日かかり、メールの場合は相手が確認するまでに時間がかかります。一方電話なら連絡がつきしだい結果を伝えられます。

応募者は自社だけではなく、複数社に応募していることが考えられます。自社に興味を持っていてもほかの会社からアプローチを受けていれば、「連絡がこないのでこっちの会社に決めてしまおう」と、他社に入社してしまう可能性があります。自社で採用したい人材なら、合格が決まった時点で速やかに連絡すると良いでしょう。

特に中途採用では応募者の意思決定が早く、他社選考も並行して進んでいるケースが少なくありません。そのため、結果を伝えるだけでなく、現在の選考状況や入社意向を確認し、必要に応じて次回面談や日程調整まで進めることが重要です。

電話連絡では、結果を伝えた際の応募者の反応や質問内容から、入社意向や不安点を確認しやすくなります。採用したい応募者に対しては、合格通知を伝えるだけで終わらせず、選考の所感や現在の検討状況、他社選考の進み具合などを差し支えない範囲で確認すると良いでしょう。

たとえば「今回の選考について、率直なご感想はいかがでしょうか」「現時点でご不安な点はありますか」といった聞き方をすると、応募者も状況を話しやすくなります。応募者の状況を把握できれば、追加面談の設定や条件面の説明など、次の対応につなげやすくなります。

一斉に結果を送れるメールや郵送と比べて、一人ひとりのために時間や手間をかけて行われる電話連絡は、応募者への誠意が伝わりやすい手法です。合格を待ち望む応募者からみれば、合否を受け取ったときの気持ちは計り知れません。人事担当者が直接伝えてくれた場合は尚更です。応募者の強みや良い点を電話でダイレクトに伝えれば、入社意欲もアップするでしょう。

不採用の場合はメールで連絡するケースが一般的ですが、面接のフィードバックを伝えたい場合など、明確な目的がある場合には電話を活用することもあります。また、電話で直接感謝を伝えることで、応募者に誠意が伝わりやすくなります。電話を活用する際は、目的を明確にしたうえで、応募者への配慮を忘れないことが大切です。

面接結果の連絡は面接日から一週間以内に行うことが一般的です。合格連絡は早い分には問題がないので、基本的に1〜3日以内に合格連絡をすると良いでしょう。

とくに採用意向が高い応募者には、社内で合格判断が固まり次第、できるだけ早く電話で連絡することが重要です。採用責任者が面接後すぐに直接連絡し、評価した点や入社への期待を具体的に伝えることで、応募者の入社意欲を高めることができます。また、電話の際には結果だけでなく、今後の選考や面談の日程、応募者の検討状況もあわせて確認しておくと、次のアクションにつなげやすくなります。

応募者に不採用通知を知らせる場合は、基本的に面接から4、5日経過してから行うのが望ましいとされています。企業は慎重に時間をかけて面接結果を検討し、適切なタイミングで通知を行うことが求められます。応募者の気持ちに配慮することを心がけて、即座に不採用通知を送らないように気をつけましょう。

面接結果を電話で連絡する際は、応募者が電話に出やすい時間帯を考慮しましょう。とくに応募者との取り決めがない場合は午前中に連絡すると、当日中に折り返しをもらえる可能性があります。

逆に避けたほうが良い時間は、終業時間以降です。もし夜遅い時間にかけてしまうと、残業が多いというマイナスなイメージを応募者に与えてしまうかもしれません。

もし可能なら、応募者の事情やスケジュールを考慮して、あらかじめ面接の際に、応募者が電話に出やすい時間を確認しておくと良いでしょう。都合の良い時間帯を確認しておけば、応募者とスムーズに電話でやり取りをすることができます。

電話で合格通知をする際は、入社日や入社手続きだけでなく、次回面接や面談、条件説明など、今後の流れを具体的に伝えます。合格を伝えたあとに「今回の選考について、率直なご感想はいかがでしょうか」「現在のご検討状況はいかがですか」と確認すると、応募者の入社意向や不安点を把握しやすくなります。

また、他社選考が進んでいる場合は、応募者の意思決定のタイミングに合わせて面談や条件説明の場を設けることも大切です。電話は単なる結果連絡ではなく、応募者の不安を解消し、次のアクションにつなげるためのコミュニケーションとして活用しましょう。

電話は情報が耳からしか入らないので、応募者がしっかり聞き取れるように丁寧に伝えることが大切です。まず、名前や社名などの重要な情報は特に聞き逃しやすいので、ゆっくり話すようにしましょう。相手が電車や騒音のある場所にいる可能性もあるので、話ができるか確認して、状況が悪い場合は後で再度連絡することも考慮しましょう。

伝えたいのは面接の結果なので、合格か不合格かはっきり伝えることが求められます。特に不採用の場合、遠回しに伝えることで相手に誤解を招くことは避けたい点です。

伝える内容が多い場合は、後からメールでも知らせる旨を伝え、詳細をメールで送るとスムーズですし、トラブルを避けられます。応募者にとって分かりやすく、不快に感じないような配慮を心がけましょう。

ここからは、面接結果を電話で伝える際の例文をパターン別に紹介します。電話連絡の基本的な流れはありますが、応募者の状況や志望度、選考フェーズによって適切な伝え方は異なります。例文はあくまで一例として活用し、応募者一人ひとりに合わせた対応を心がけましょう。

新卒の応募者は中途採用者と比べて経験やスキルが限られていることがあります。だからこそ、彼らの強みやポジティブな点を重視し、成長のためのアドバイスを優しく伝えることで、入社へのモチベーションが高まるでしょう。

実際に現場で活用できる、面接結果の伝え方の例を下記に示します。細かな言い回しは、会社の雰囲気に合わせて、フランクな表現や堅めな表現を随所に取り入れるようにしてください。

中途採用では、応募者の経歴や目標が、会社のカルチャーと一致しているかが重要です。なぜなら、会社のカルチャーのミスマッチは早期離職につながる可能性があるからです。そのため、面接結果を伝える会話の中で、応募者が会社に適応できると感じるように配慮することが求められます。

また、給与や勤務条件、仕事内容への不安がある場合は、電話内で無理に承諾を促すのではなく、面談や追加説明の機会を設けると良いでしょう。

アルバイトの場合、一度の面接で合否が決まることがほとんどです。連絡する際には、勤務初日をいつにするか打ち合わせましょう。

伝え方の例は次のとおりです。

不採用の連絡は、メールで行うケースが一般的です。ただし、最終選考まで進んだ応募者に感謝を伝えたい場合や、フィードバックを伝えたい場合には、電話で連絡することもあります。

電話で不採用を伝える場合は、結論を明確に伝えつつ、応募への感謝を添えることが大切です。不採用理由を詳しく伝えるかどうかは、応募者から質問があった場合や、企業としてフィードバックを行う方針がある場合に限ると良いでしょう。

内定保留を相談された場合は、応募者の意思を尊重しつつ、何に迷っているのかを確認することが大切です。給与や勤務条件、仕事内容、他社選考との比較など、保留の理由によって必要なフォローは異なります。

無理に承諾を促すのではなく、「不安な点があれば解消したい」という姿勢で話を聞き、必要に応じて人事面談や社員面談を設定すると良いでしょう。

応募者が電話に出なかった場合は、留守電で合否を伝えず、折り返しを依頼するメッセージを残しましょう。採用通知や不採用通知は応募者にとって重要な内容であり、本人に直接伝えることが基本です。

留守電では、社名・担当者名・用件・折り返し先・つながりやすい時間帯を簡潔に伝えます。必要に応じて、電話後にメールでも連絡を入れておくと、応募者が確認しやすくなります。

電話連絡は、注意しないとトラブルに発展する可能性もあります。電話で結果連絡する際の注意点を解説します。

固定電話にかけた場合、応募者の家族が電話に出る可能性があります。家族が出た場合には家族に合否を伝えずに、本人に代わってもらうか、留守なら後ほどかけなおすことを伝え都合の良い時間帯を尋ねましょう。

また携帯電話に直接かけて留守電になった場合も、留守電にかけなおす旨のメッセージを残してかけなおしてください。間違っても、留守電で面接結果を伝えないようにしましょう。採用通知は、応募者にとって喜ばしい知らせであり、重要な瞬間です。自社への入社意思を固めてもらうためにも、直接言葉で伝えるようにしてください。

もし応募者が折り返しの電話をしてきたら、いったん切ってすぐに折り返す旨を伝え、企業側からかけなおしましょう。

通話が長くなる場合、通話料を応募者に負担させないようにします。また企業側も折り返すまでのわずかな間に、選考状況の確認とスクリプトの準備ができます。

実際に折り返しの電話をする場合、1〜3分以内を目安に行うようにしてください。やむを得ず折り返しに時間がかかる場合には「〇分後に電話する」と明確な時間を伝えるようにしましょう。

電話で採用・合格通知を伝えた後は、今後のスケジュールや必要事項をメールでも共有しましょう。電話だけでは聞き間違いや認識違いが起こる可能性があるため、入社日、来社日時、持ち物、提出書類、今後の流れなどは文章で残しておくと安心です。

また、電話で確認した内容をメールにまとめることで、応募者も次に何をすればよいか把握しやすくなります。

電話とメールで応募者への案内を行った後は、社内で受け入れ準備を進めます。

内定者を受け入れるために、最終面接合格の連絡をしたあと人事部ではさまざまな準備をしなければなりません。準備する内容は、企業によって異なります。企業の規定や指示に従って準備を進めましょう。

一般的に、入社までに準備することには次のようなものがあります。

• 入社手続きに関連する書類（雇用契約書や採用通知書、入社承諾書など）の準備や送付
• 説明書類の準備（給与や福利厚生などの詳細を伝える面談をする場合）
• 受入部署との内定者情報の共有
• 入社時に必要な設備やオフィス用品、制服などの準備

入社までのフローは、採用担当者が変更しても困らないようにマニュアル化しておくと良いです。たとえば「入社書類」フォルダを作って内定者に郵送する書類データをまとめておくと、ほかの担当者に郵送準備を依頼する際に指示が出しやすいでしょう。

また入社後には健康保険・厚生年金保険の加入手続きや、所得税・住民税の届け出、労働者名簿や賃金台帳の作成などがあります。

不採用者の書類の扱いは、個人情報を守れば、法律による規定は特にありません。

不採用者の書類の扱いは、大きく分けて次の3パターンに分かれます。

• 応募者へ返却
• コピーを残して、原本を応募者へ返却
• 返却せず一時保管後処分

応募者への返却をするかしないかは、企業の考え方によって異なります。返却するおもな理由は、個人情報を返却したほうが応募者が安心感を覚える、応募者側も写真や情報を再利用できて助かる、処分したあとで返却依頼が来たら困るなどです。

対して、個人情報の書類を適切な方法とタイミングで破棄することで、第三者への情報漏洩リスクを最小限におさえられます。また、自社の書類関連の保管スペースを適切に確保することができ、次の採用活動で書類の管理が新たに発生した際でも柔軟に対応できるようになります。

この他には、不採用通知の郵送時に、履歴書を同封して返却するケースもみられます。基本的に書類の取り扱いは自由なので、自社に適した扱いを選択しましょう。

電話での面接結果連絡は、採用・合格通知をスピーディーに伝えられるだけでなく、応募者の反応や入社意向を直接確認できる手段です。特に採用したい人材に対しては、結果を伝えるだけで終わらせず、他社選考の状況や不安点を確認し、次回面接や面談などの次のアクションにつなげることが重要です。

一方で、電話は口頭でのやり取りになるため、合否や今後の流れは明確に伝え、必要事項はメールでも共有しましょう。応募者一人ひとりの状況に合わせた丁寧なコミュニケーションを心がけることで、内定承諾や入社意欲の向上につなげやすくなります。